Hiljaisen raportoinnin käyttöönotto sisätautiosastolla

Abstract

Kehittämisprojektin taustalla oli toiminnan ja rakenteiden kehittäminen Tyks Vakka-Suomen sairaalassa. Strategiaan kuuluvat potilaslähtöiset palvelut ja potilasturvallisuudesta huolehtiminen. Tyks Vakka-Suomen sairaalassa potilaslähtöisten palvelujen laadun varmistamiseksi sairaala käynnisti SHQS-laautjärjestelmän, jossa tehtiin itsearviointi ja sisäinen auditointi vuonna 2013 sekä uudelleen vuonna 2014. Tehdyssä sisäisen auditoinnin raportissa yhtenä kehittämissuosituksena oli hoitotyön suunnitelmien päivittäminen vastaamaan nykytilannetta. Lisäksi osaston toiminnasta oli pyritty tunnistamaan kohdat, joista voisi vapautua resurssia hoitotyöhön. Aikaa koettiin kuluvan liikaa raportointiin.

Kehittämisprojektin tarkoituksena oli tukea ja kehittää Tyks Vakka-Suomen sairaalan sisätautiosaston moniammatillisia työkäytänteitä osaston sisäisen tiedonkulun osalta. Kehittämisprojektin tavoitteena oli raportointikäytänteiden kehittäminen kohti hiljaista raportointia.

Tutkimusaineisto kerättiin mittaamalla suulliseen raportointiin kuluvaa aikaa ennen hiljaiseen raportointiin siirtymistä ja hiljaiseen raportointiin kuluvaa aikaa hiljaisen raportoinnin kokeilussa. Tulokseksi saatiin, että hiljaiseen raportointiin käytetty aika per potilas oli lyhyempi kuin suulli-sen raportointiin käytetty aika; toisaalta osastolla oli hiljaisen raportoinnin mittausaikana vähemmän potilaita ja potilaiden hoitoisuus oli pienempi. Hiljaisen raportoinnin kokeilun jälkeen kartoitettiin hoitajien mielipiteitä kokeilusta avokysymyksiä sisältävällä kyselylomakkeella. Kyselyssä osallistujiksi tavoiteltiin kaikkia (N=25) sisätautiosaston hoitotyöntekijöitä. Kyselystä saatiin 23 vastausta ja vastausprosentiksi saatiin 92 %. Kaikki kyselyyn vastanneista halusivat ottaa hiljaisen raportoinnin käyttöön. Hoitajat kokivat, että hiljaisen raportoinnin kokeilun aikana jäi enemmän aikaa potilastyöhön, työn kiireellisyys ja ylityöt vähenivät. Toisaalta kirjaaminen lisääntyi, mutta se myös parani kokeilun aikana. Suullista tiedonantoa hiljaisen raportoinnin lisäksi pidettiin tärkeänä erityisesti pitkien vapaiden jälkeen ja perehdytettäessä uusia työntekijöitä ja opiskelijoita. Hiljaisen raportoinnin onnistumisen edellytyksenä pidettiin hyvää kirjaamista sekä sitä, että tietokoneita on riittävästi ja että on rauhallinen tila hiljaisen raportoinnin toteuttamiseksi.

Projektissa saatiin luotua malli, jonka mukaan hiljaista raportointia on mahdollista toteuttaa. Hiljainen raportointi on luodun mallin mukaan käytössä kohdeorganisaatiossa.

The background for this development project was the development of the operations and structure in the Tyks Vakka-Suomi hospital (Turku University Hospital). Parts of the strategy include patient oriented services and taking care of patient safety. To ensure the quality of patient oriented services, the Vakka-Suomi Hospital of Tyks launched the SHQS quality system. A self-assessment and an internal audit were conducted in 2013 and in 2014 using the SHQS quality system. One of the recommendations for development in the internal audit report was to update the strategy of nursing in response to the current situation. Another goal was to identify the parts of the department that could work more effectively to release more resources to nursing. Reporting was seen as taking too much time.

The development project was made to support and develop the multiprofessional working practices of the Tyks internal medicine inpatient ward for the part of its internal communications. The objective of the development project was to develop the reporting practices towards silent reporting.

The data was gathered by measuring the time spent on oral reporting before moving into silent reporting, and the time spent on silent reporting while conducting the silent reporting experiment. The result was that the time per patient spent on silent reporting was shorter than when using oral reporting; on the other hand, during the measurements of the silent reporting there were less patients in the department, and also patients requiring less care. After the silent reporting experiment a survey was conducted among the nurses about the experiment with an open questionnaire, which was aimed at all care workers of the internal medicine inpatient ward (N=25). A total of 23 responses 25 were gathered, with a response percentage of 92 %. Everyone responding to the survey wanted to bring silent reporting into use. The nurses felt that during the silent reporting experiment they had more time left for nursing, work schedules were less busy and they had to do less overtime. On the other hand there was an increase in recording, but that also improved during the experiment. Oral reporting in addition to silent reporting was held important especially after long vacations, and in the induction of new workers and students. According to the survey the prerequisites for a successful reporting were good record keeping, adequate amount of computers and a calm and quiet space to carry out the silent reporting.

The project succeeded in creating a model in which it is possible to implement silent reporting. Silent reporting in accordance with the model is in use in the target organization.