Enterprise social network reshaping internal company communications : case study

Abstract

The aim of this study is to map out the value potential of social technologies in internal company communications. In today’s complex and fast changing business landscape companies need to find new agile ways to share information that are based on the premises of openness and transparency. Enterprise Social Networks (ESN) are designed to meet this request and the objective of this study is to unfold the cultural attributes that are needed to support a successful ESN adaptation, as well as to map out expected benefits and challenges associated with the social media tool in order to build a ESN strategy for successful implementation. The theoretical framework of the study consists of themes around internal communications in modern companies, such as two-way communications, knowledge sharing and transparency. Specific theoretical themes on ESN are used to gain understanding of ESN value propositions, potential challenges, vision formulation, strategy building, metrics and community management.

The research is conducted as part of a wider NEMO Project framework with the aim to identify business value potential in negative emotions. The study is conducted as a case study for a NEMO partner company who has requested a practical social media tool to bridge the gap between employees and management by reshaping their internal company communications practices. Empirical research is qualitative in nature utilizing findings from interviews carried out within the case company. Also secondary data from a company wide Employee Wellfare Survey is used to reflect upon interview findings.

The research shows that the potential benefits of an ESN are widely recognised within both employees and the management of the case company. Challenges for implementation and adoption arise on one hand from the traditional company culture not used to supporting open two-way communication practices and on the other hand due to the setting in which the initiative is being introduced. Using one of their production sites as a pilot for the study sets a unique spin not only to the technological framework of the initiative but also to theoretical application as all of the existing literature on ESN has focused on knowledge workers in office settings.

Tutkimuksen tavoitteena on kartoittaa sosiaalisen median keinojen mahdollisuuksia uudistaa yrityksen sisäistä viestintää. Nykyajan monisäikeisessä ja nopeasti muuttuvassa maailmassa yritysten pitää kehittää uusia ketteriä, avoimuuteen ja läpinäkyvyyteen pohjautuvia keinoja tiedonjakoon. Enterprise Social Networks (ESN) ovat suunniteltu vastaamaan tähän tarpeeseen ja tutkimuksen tavoitteena on selvittää sitä, minkälainen yrityskulttuuri tukee viestintää ESN:n välityksellä. Tarkastelussa ovat myös ESN:ään liittyvät edut sekä mahdolliset haasteet. Tutkimuksen teoreettinen kehys pohjautuu modernien sisäisten viestinnän teoriohin kuten kaksisuuntaiseen viestintään, tiedonjakoon ja läpinäkyvyyteen. Teoreettinen osuus kattaa myös ESN-spesifin osion, jossa tarkastellaan ESN:n strategiaan ja onnistuneeseen jalkauttamiseen liityviä aihealueita.

Tutkimus on suoritettu osana laajempaa NEMO-tutkimusprojektia, jossa tarkastellaan yritysten mahdollisuuksia hyödyntää negatiivisia tai ristiriitaisia tunteita. Tutkimus on tehty tapaustutkimuksena NEMO-yhteistyöyritykselle, joka on tilannut sosiaalisen median työkalun lähentämään työntekijöitä ja johtajia sisäisen viestinnän toimintatapoja parantamalla. Empiirinen tutkimus on laadullinen ja pohjautuu tapausyrityksen sisällä tehtyihin haastattelutuloksiin. Myös tuloksia yrityksen itsesuorittamasta ilmapiirikyselystä on hyödynnetty tutkimuksessa.

Tutkimustulokset osoittavat, että sekä työntekijät että johto tunnistavat ESN:n mahdolliset hyödyt tapausyritykselle. Jalkauttamishaasteisiin pitää varautua toisaalta sen takia, että olemassaoleva yrityskulttuuri ei käytännössä tue ESN:n vaatimia avoimmuuden ja läpinäkyvyyden periaatteita ja toisaalta siksi, että pilottikohteeksi valittu tuotantoyksikkö ei toimintaympäristönä ole sellainen, johon ESN olisi helppo jalkauttaa. Rajoitettu tietotekniikka tuotannon työntekijöiden parissa sekä myös nykyisen ESN:ään liittyvän kirjallisuuden rajautuminen työntekijöihin toimistoympäristöissä luokin tutkimukselle uudenlaisen lähestymiskulman.