Metsä-Multia Oy:n tuottamat taloushallinnon prosessit

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Metsä-Multia Oy, ja tutkimuskohteena oli yrityksen taloushallinnon prosessit. Yritys siirtyi kokonaan sähköiseen taloushallintoon keväällä 2014, joten yrityksen taloushallinnon toimintatavat muuttuivat. Taloushallinnon toiminnot tuotetaan yhteistyössä tilitoimiston kanssa. Yrityksessä ei ollut aiemmin määritelty ja dokumentoitu prosessien kulkua, joten tutkimuksen tarkoituksena oli luoda prosessikuvaukset Metsä-Multian itse tuottamista taloushallinnon prosesseista. Prosessikuvausten tarkoitus on toimia pohjana prosessien kehittämiselle ja kouluttamiselle sekä pienentää avainhenkilöihin kohdistuvia riskejä.

Tutkimuksen aineisto kerättiin haastattelemalla Metsä-Multian taloushallinnon henkilöstöä, havainnoimalla prosessien toteutusta käytännössä sekä järjestelmien käyttöohjeiden perusteella. Tutkimushaastattelut suoritettiin teemoittain, joita olivat Metsä-Multian itse tuottamat taloushallinnon prosessit: ostolaskut, myyntilaskut ja palkanlaskenta.

Tutkimuksen tulokset eli aikaan saadut prosessikuvaukset esitettiin prosessikaavioina sekä kirjallisina kuvauksina. Prosessikaaviot havainnollistivat prosessien työvaiheiden järjestystä sekä suhdetta toisiinsa. Kirjalliset kuvaukset avasivat prosessien etenemistä yksityiskohtaisemmin.

Tutkimuksen johtopäätösosiossa analysoitiin sähköisen taloushallinnon merkitystä Metsä-Multian tuottamissa prosesseissa. Lisäksi todettiin tutkimuksen tulosten soveltuvan tuloksille suunniteltuihin käyttötarkoituksiin. Lopuksi tuotiin esille muutamia kehitysehdotuksia prosesseihin sekä esitettiin jatkotutkimuskohteeksi tiedon varastointiin liittyvää kehittämistutkimusta.

The principal of the thesis was Metsä-Multia Ltd, and the purpose was to examine the company’s financial management processes. Metsä-Multia started using a fully electronic financial management system in the spring 2014, so the company’s financial management has gone through changes after that. In Metsä-Multia, financial management processes are produced in co-operation with a bookkeeping agency. The processes had not been documented previously, so the aim of the thesis was to create a process description for each of the processes that are produced internally in Metsä-Multia. The process descriptions were meant as a basis for development of the company’s financial management and they could also be used for training purposes. One goal was to minimize the risks related to company’s key-personnel.

The research data was collected in interviews and by observing the implementation of the processes in practice. Instruction manuals of the financial management software were also used. The interviews were executed in themes, which were composed of the processes handled internally in Metsä-Multia: purchase invoice process, sales invoice process and calculation of salaries.

The results were presented as process flow charts and written descriptions. The process flow charts illustrated the order of the work phases in individual processes, and the relations between different work phases. The written descriptions explained the course of the processes in more detail.

In the conclusion section, the significance of electronic financial management in Metsä-Multia’s processes was analyzed and the usefulness of the process descriptions was considered. The results were found useful for their original purpose. Finally, a few suggestions for developing these processes were presented and data archiving was proposed as a possible topic for further study.