Implementation of electronic service reporting process : case Cargotec Finland Oy's Kalmar Group

Abstract

Moving from traditional time sheet and service reporting into electronic reporting is a current topic for many companies aiming at improving their operations. Designing an electronic reporting system that is both functional, and meets the demands of an increasingly changing working environment is a challenging task. Along with technical challenges it must also be taken into consideration that the change can be strenuous to the end users, who have to upgrade their technical skills and adapt to a new working routine.

The purpose of this thesis is to find a suitable electronic alternative for Cargotec Finland Oy’s maintenance engineers’ current service reporting system, as well as to present an action plan on the introduction of the new reporting process to the user audience. The purpose of the processing reformation is to hasten and simplify the reporting process, which can be expected to positively impact the length of the invoice and process lead times.

This thesis intertwines functional and theoretical aspects. The former introduces a new reporting process and a visual proposition of the reporting form, and the latter focuses on theories regarding internal communication and change management, which help to secure the successfulness of the implementation.

Perinteisestä työaika- ja palveluraportoinnista siirtyminen sähköisen raportointiin on ajankohtainen aihe monille yrityksille jotka haluavat kehittää toimintaansa. Jatkuvasti muuttuvan työympäristön tarpeet täyttävän ja toimivan sähköisen raportointijärjestelmän suunnittelu on vaativa tehtävä. Teknisten haasteiden lisäksi tulee myös huomioida, että muutos voi rasittaa järjestelmän loppukäyttäjiä joiden täytyy päivittää teknisiä taitojaan ja sopeutua uuteen raportointirutiiniin.

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoitus on suunnitella sopiva sähköinen vaihtoehto Cargotec Finland Oy:n ylläpitoinsinöörien nykyisessä käytössä olevalle palveluraportointijärjestelmälle, sekä esitellä toimintasuunnitelma käyttäjien tutustuttamisesta uuteen raportointiprosessiin. Prosessin uudistamisen tarkoituksena on nopeuttaa ja yksinkertaistaa raportointiprosessia, minkä voi odottaa vaikuttavan positiivisesti laskutusajan ja prosessin pituuteen.

Tämä opinnäytetyö sekoittaa sekä käytännön että teoreettisia osioita. Käytännön osio koostuu uuden raportointiprosessin sekä raportointilomakesuunnitelman esittelystä, ja teoreettinen osio keskittyy sisäisen kommunikaation sekä muutosjohtajuuden teorioihin, jotka edesauttavat muutoksen menestyksekästä läpivientiä.