Yrityksen taloushallinnon digitalisointi : case Hotelli Maakunta Forssa Oy

Abstract

Hyvin toimiva taloushallinto antaa yrityksestä luotettavan kuvan. Etenkin pienyrittäjällä eri taloushallinnon prosessien automatisointi edistää yrityksen kannattavuutta. Hyvin toteutetussa taloushallinnossa on automatisoitu mahdollisimman paljon prosesseja. Lisäksi manuaalisesti kirjattavien tietojen määrää on vähennetty ja nopeutettu. Suurin osa suomalaisista suurista ja keskisuurista yrityksistä ovat ottaneet sähköisen taloushallinnon osaksi yritystä. Pienet yritykset eivät ole vaihtaneet paperista taloushallintoa sähköiseen yhtä nopealla tahdilla. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli uudistaa yrityksen taloushallintoa tietoteknisten sovellusten avulla. Vertailemalla sähköistä- ja paperista taloushallintoa keskenään, löydettiin osa-alueita joita olisi mahdollista kehittää sähköistämällä. Yrityksen käyttöön otettavien sovellusten ja palveluiden tulee olla helppokäyttöisiä, jotta niitä pystyy käyttämään tehokkaasti ilman erillistä koulutusta. Opinnäytetyön tuloksena saatiin parannettua Hotelli Maakunta Forssa Oy:n taloushallintoa. Taloushallinnon eri osa-alueita sähköistettiin, jonka ansiosta manuaalista kirjaamista pystyttiin karsimaan. Digitaalisen arkiston käyttöönotto vähensi paperisten dokumenttien lukumäärää huomattavasti. Lisäksi uuden laskutusjärjestelmän avulla myyntilaskujen luominen sekä seuraaminen hoituvat kätevästi samasta paikasta. Kaikki tässä opinnäytetyössä tehdyt muutokset taloushallintoon ovat laajennettavissa yrityksen kasvaessa. Ohjelmien ja palvelujen skaalattavuuden ansiosta, nykyisiä järjestelmiä ei tarvitse tulevaisuudessa vaihtaa uusiin yrityksen tarpeiden kasvaessa.

A Well managed financial management gives a good impression of a company. Automatizing the processes of financial management, helps especially the profitability of small businesses. The more processes there has been automatized in financial management, the better. It is also advantageous to cut all the booking done manually to minimum. Most of the large and medium-sized companies in Finland have adopted electronic financial management in the company. Small companies have not adopted electronic financial management as prompt as bigger companies. The goal of this bachelor’s thesis is to renew a company’s financial management with use of different applications and services. The theoretic part of this bachelor’s thesis focuses on the advantages of electronic financial management in comparison to paper-based financial management. Hotelli Maakunta Forssa LLC’s financial management was improved as the outcome of this bachelor’s thesis. Different aspects of the company’s financial management were automatized and digitalized. As a result, all booking that needed to be done manually before, was decreased considerably. The new digital archive reduced the amount of paper-based documents. Also, the new billing program made it possible to create all the invoices in the same program. Every modification that was made to the company’s financial management in this bachelor’s thesis, can be scaled for the company’s needs.