Ledimo Oy:n digitaalinen taloushallinto

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantona on järjestää led-valaisimia maahantuovan ja markkinoivan Ledimo Oy:n taloushallinto digitaalisen taloushallinnon keinoin. Ledimon rajapintana asiakkaisiin on verkkokauppa, joten koko toimitusketju on digitaalisessa ympäristössä. Tavoitteena on myös tutkia, mitä manuaalisia työvaiheita taloushallintoon vielä jää ja miten niitä voitaisiin vähentää. Tutkimuskysymys on seuraava: miten käyttöönotettu ohjelmisto onnistuu automatisoimaan taloushallinnon? Kysymykseen vastaamiseksi työssä syvennytään liiketoimintaympäristön digitaalisiin ratkaisuihin sekä eri lakien asettamiin rajaehtoihin. Käytännön näkökulman tuovat organisaation ja kirjoittajan kokemukset. Kirjallisuuslähteinä toimivat taloushallinnon alan ammattikirjallisuus, alaa säätelevät lait, liiketoimintaympäristön toimijoiden lähteet sekä ohjelmistotoimittajan kirjallisuus. Lähestymisnäkökulmana toimivat kolme taloushallinnon pääprosessia: myyntilaskutus, ostolaskutus sekä pääkirjanpito. Tuloksina havaitaan, että optimaalisesti järjestetyssä digitaalisessa taloushallinnossa manuaaliset työvaiheet vähenevät. Liiketoimintaympäristön eri toimijoiden valmistautumattomuus digitaaliseen taloushallinnon käyttöönottoon kuitenkin lisää manuaalityötä, kuten esimerkiksi verohallinnon osalta. Eri aloilla toimivilla yrityksillä on omia taloushallinnollisia ominaispiirteitä, jotka tuottavat erikoisosaamista vaativaa manuaalista toimintaa. Esimerkiksi Ledimon maahantuontitoiminnasta johtuen ohjelmisto ei ole niin automaattinen kuin se voisi olla. Kun rajapintana asiakkaisiin toimii taloushallinnon ohjelmiston kanssa synkronoituva verkkokauppa, koko arvoketjun osalta automatisaatio paranee. Digitaalisen taloushallinnon automatisaation onnistuminen riippuu monista osatekijöistä. Yksi tärkeimmistä on se, että koko liiketoimintaympäristö motivoituu mukaan kehitykseen. Taloushallinnon työ muuttuu enemmän erityisosaamista vaativaksi. Jatkotutkimusaiheena voisikin toimia hyvin perinteisen ja digitaalisen taloushallinnon kustannuksia vertaava työ. Ohjelmistojen jatkokehittyminen sekä organisaation toimintatapojen muutokseen sitoutunut tahtotila parantaa automatisaatiota myös taloushallinnon suhteen.

The assignment of this thesis is to digitalize the financial management of a company named Ledimo Oy. It imports and markets led lamps. The interface between the company and its customers is e-commerce, so the entire supply chain is in a digitalized environment. The goal is also to explore what kind of manual work is left in the financial management and how it could be automated. The research question is the following: how does the digital program manage to automate the financial management? To answer the question, the digital solutions and the requirements of the law are examined. A practical view comes from the experiences of the writer and the company’s organization. The literal sources are the professional literature of digital financial management, the laws regulating the field, the sources of the business environment and the literature of the program supplier. The perspective is based on the three main processes of financial management: sales billing, purchase invoicing and general ledger accounting. As a result it can be observed, that in an optimally organized digital financial management the manual operations are decreased. When the partakers in a business environment aren’t ready for the digital way of operating, there are more manual operations. One example is tax administration. The companies in different fields have several characteristics which cause manual operations requiring special know-how. For example, as Ledimo Oy is an importer, it causes special operations in the program. When the interface is e-commerce which is synchronized with the program, the automation will be improved in the whole value chain. The management of the digital financial management depends on several variables. One of the most important ones is that the whole business environment is integrated in the development. The work in the field is changing into a more specific professional work. A further research could compare the costs of traditional and digital financial management. The further development of programs and a common intent of changing the operation models improve the automation in organizations.