Rakennushankkeen luovutusprosessin kehittäminen : Pirkanmaan Osuuskaupan uudis- ja korjausrakennuskohteet

Abstract

Luovutusprosessin tarkoituksena on siirtää valmiin kohteen omistus ja hallinta hankkeen urakoitsijoilta omistajille ja käyttäjille. Uusien sekä remontoitavien kohteiden vastaanottoprosessien yhteydessä koettiin haasteeksi luovutusmateriaalin ja muun käytön ja ylläpidon kannalta oleellisen tiedon hallittu siirtyminen suunnittelijoilta ja urakoitsijoilta Pirkanmaan Osuuskaupalle. Varsinkin luovutusmateriaalien toimitusajat venyivät ajoittain pitkiksi ja toimitettavan materiaalin sisältö vaihteli. Opinnäytetyön tavoitteena oli tehostaa hankkeiden luovutusprosessia. Tavoitteena oli, että luovutusaineisto saadaan jatkossa hallitummin kasaan ja sähköisen huoltokirjan käyttäjien käyttöön. Opinnäytetyö toteutettiin kirjallisuustutkimuksena. Lisäksi keskusteltiin kiinteistöosaston henkilökunnan kanssa luovutusprosessin vaiheista.

Hankkeissa, joissa järjestetään urakkakilpailu, valitaan urakoitsijat ja tehdään urakkasopimukset, oli luovutusprosessi jo ennen kehityshanketta varsin hyvässä kunnossa. Mahdollisuudet onnistuneeseen luovutukseen olivat olemassa ja tarvittiin lähinnä apuväline prosessin aktiiviseen seurantaan. Pienemmissä muutoksissa ja korjauksissa ei varsinaisesti luovutusprosessia mielletty ehkä olevankaan. Näissä hankkeissa prosessi tapahtuu pienemmässä mittakaavassa, osapuolia prosessissa on vähemmän ja vastuu dokumenttien keräämisestä on yleensä tilaajalla.

Luovutuksen hoitamiseksi hyvin ei ole olemassa vakiintuneita menettelyjä, vaan käytännöt voivat vaihdella tilaaja- ja urakoitsijakohtaisesti. Yhteistyön merkitys luovutusprosessin läpiviennissä on suuri ja myös asiakkaan on osallistuttava vastuulliseen luovutukseen. Merkittävimpiä toimivan ja tehokkaan luovutusprosessin edellytyksiä on, että luovutusprosessin tehtävät ja vastuuhenkilöt on selkeästi kuvattu. Prosessin valvontaa helpottaa selkeä lista, jonka avulla vastuunjakoa ja tehtäviä on helppo valvoa. Luovutusprosessin seurannan apuvälineeksi laadittiin kaksi tarkastuslistaa, jotka toimivat prosessien seurannan apuvälineenä. Laadittujen tarkastuslistojen avulla voidaan vaivattomasti määritellä vastuuhenkilöt tehtäville sekä kuitata tehdyt toimenpiteet. Lisäksi päivitettiin Kiinteistön huoltokirjan laadintaohje.

The purpose of the handover process is to transfer ownership and possession of the finished building from contractors to owners and users. The challenge in building projects and renewal works commissioned by Pirkanmaan Osuuskauppa was that the handover documents that contractors and designers were delivering were incomplete. Additionally the time of delivery was often too long. Lack of documentation and ignoring the client’s wishes were often emphasized in the project handover stage. The purpose of this thesis was to develop the handover process to make it more effective. The aim was to make sure the handover process would serve better the staff of the real estate department of Pirkanmaan Osuuskauppa. The thesis was carried out as a literary research.

The management of the building handover process is essential considering the fact that the handover process continues through the whole project. In projects where competitive bidding was arranged and contract documents were prepared the handover process was already quite satisfactory to the client. The resources for a successful handover process existed already. The only thing needed was a tool to control the process. In minor renovation projects the handover process takes place in a rather small scale and the main responsibility belongs to the customer.

There is no established practice to execute the handover process. Every customer and contractor may use different methods to execute the process. Management of the building handover process is essential considering the fact that the handover process continues through the whole project. Active cooperation is in key position in the handover process and it is important that the client participates in the process. The most important matters in an efficient handover process are that the handover and related tasks and responsible persons are clearly defined and described. Controlling the handover process becomes more effective when using a division of responsibility chart. The division of responsibility chart will work as a management tool for the personnel in the real estate department of Pirkanmaan Osuuskauppa. The real estate maintenance manual was also updated alongside the project.