Microsoft SharePoint 2013- dokumentinhallintajärjestelmän käyttöönottosuunnitelma yritykselle - Case SataCom Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli antaa yritykselle ohjeistus siitä, kuinka Microsoft SharePoint 2013 -järjestelmä voidaan ottaa käyttöön yrityksen intranetissä sekä tutkia kuinka SharePointin avulla pystytään toteuttamaan yrityksen toivomia asioita, kuten keskustelumahdollisuus, Outlook-kalenterit sekä dokumentinhallinta yhdelle sivustolle. Kohdeyrityksenä opinnäytetyössä toimi Satakunnan alueella toimiva it-alan yritys nimeltä SataCom Oy.

Työn teoriaosuudessa perehdytään Microsoft SharePoint 2013 -järjestelmään ja tutkitaan, kuinka SharePoint soveltuu dokumentinhallintaan. Työ rajattiin niin, että sen teoriaosuudessa käsitellään dokumentinhallintaa ja dokumentinhallintajärjestelmiä yleisesti, SharePoint-järjestelmästä käsitellään sen laitteisto- ja ohjelmistovaatimuksia sekä SharePointin keskeisempiä ominaisuuksia, kuten työtiloja, työnkulkuja ja käyttöoikeuksia. Lisäksi selvennetään mitä tarkoitetaan SharePointiin liittyvillä tekniikoilla ja määritelmillä, joita ovat IIS, SharePoint-farm ja SQL-Server

Opinnäytetyön toiminnallinen osuus koostuu suunnitteluvaiheesta sekä käytännön SharePoint -toteutuksesta. Suunnitteluvaiheessa vertaillaan eri SharePoint -versioita ja niiden soveltuvuutta eri ympäristöihin. Lisäksi tässä vaiheessa käydään lyhyesti läpi mitä vaihtoehtoisia ohjelmistoja voitaisiin käyttää SharePointin sijaan.

Varsinainen SharePoint -toteutus koostui SharePoint -ympäristön valmistelusta, SharePointin asennuksen vaiheista sekä perus tiimisivuston toteuttamisesta SharePointiin. Tehdylle tiimisivustolle luotiin sisältöä, joka perustui yrityksen toivomiin keskustelumahdollisuuden, kalentereiden sekä dokumenttien yhdistämiseen yhdelle sivustolle. Lopuksi voidaan todeta, että yrityksen toivomat asiat saatiin SharePoint-sivustolle toteutettua.

The purpose of this thesis was to give guidance for the company about that, how SharePoint 2013 -platform can be deployed in the company Intranet and what opportunities it has to accomplish the simple website that contains all the company wishes like possibility to communication inside the system, possibility to connect outlook calendars to SharePoint and document management. The target company for this thesis was SataCom Oy which is IT-industry company in the Satakunta region.

The theoretical part of this thesis deals with issues such as document management, document management systems, SharePoint -platform and SharePoint’s suitability for the document management system. In this part SharePoint device- and software requirements, most common SharePoint features like workspaces, workflows and user privileges were handled. Also expressions like IIS, SharePoint-farm and SQL-Server were clarified in this part.

Lastly there is the functional part of this thesis. The functional part consists of two parts: the planning part and the actual deployment part. In the planning part I compared various SharePoint 2013 versions and their suitability for various environments. Additionally in this part some software alternatives which can be used instead SharePoint were handled.

The actual SharePoint deployment consists of SharePoint environment preparation, SharePoint installation and SharePoint site creating parts. In the environment preparation part the environment is configured suitable for SharePoint. Next part is the actual SharePoint installing part and after that comes SharePoint team site creating part. When SharePoint team site had created, it fulfilled with some content based on the company's wishes, which were calendar, documents and communication combined in the one site.