Document management for small business

Abstract

The objective of the thesis was to find out the most important things about document management which are needed for selecting a proper document management system for a small business. The thesis explores several document management systems and the differences between them. The goal of the development project was to find the most suitable system for the client and to define document management processes for the company.

The theory part of the thesis focuses on different document management systems and among other things the basic features of document management systems and architecture. During development work the thesis takes a look into creating processes, requirement analysis and more deeply into four different document management systems.

A staff survey was done about document management for the thesis, which is reviewed and used for requirement analysis in later part of the development process. Survey was used to discover what employees except from document management system and what kind of document management there is already in the company.

One result of the work was the mapping of document management systems for the company and selecting the most suitable one. Also as a result, the client received processes for document management and requirement analysis done for the document management system.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää dokumentinhallinnasta olennaisimmat asiat, joita tarvittiin dokumentinhallintajärjestelmän valintaan. Työssä perehdyttiin dokumentinhallintajärjestelmiin ja niiden eroihin. Työn tavoitteena oli löytää toimeksiantajalle sopivin järjestelmä ja määrittää prosessit yritykselle dokumentinhallintaan.

Työn teoriaosuudessa perehdyttiin erilaisiin dokumentinhallintajärjestelmiin ja muun muassa dokumentinhallintajärjestelmien perusominaisuuksiin ja arkkitehtuuriin. Kehitystyössä tutustuttiin myös prosessien laadintaan, vaatimusmäärittelyyn ja neljään eri dokumentinhallintajärjestelmään syvällisemmin.

Kehitystyön aikana suoritettiin dokumentinhallinnasta kyselytutkimus, joka käydään myös opinnäytetyössä läpi ja sitä hyödynnettiin kehitystyön myöhemmissä vaiheissa. Kyselyllä selvitettiin mitä yrityksen työntekijät odottavat dokumentinhallintajärjestelmältä ja millaista dokumentinhallintaa yrityksessä harjoitetaan tällä hetkellä.

Työn tuloksena kartoitettiin yritykselle sopivia järjestelmiä ja valittiin yrityksen tarpeisiin ja tilanteeseen sopivin järjestelmä. Tuloksena yritykselle tehtiin prosessit dokumentinhallintaan ja vaatimusmäärittely dokumentinhallintajärjestelmän valintaan. .