Muutoshallinnan kyvykkyys : Julkishallinnon potilasjärjestelmä

Abstract

Opinnäytetyön tilaaja on julkishallinnon organisaatio joka tuottaa terveydenhuoltoalan lakisääteisiä palveluita. Kriittinen osa lakisääteisten palvelujen tuottamista on sähköinen potilastietojärjestelmä. Sähköiseen potilastietojärjestelmään tehtävien muutosten hallinta on äärimmäisen tärkeää saatavuuden varmistamiseksi.

Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää muutoshallinnan teoreettinen tavoitetila julkishallinnon potilastietojärjestelmässä. Selvittää muutoshallinnan nykytila sekä tarjota mahdolliset kehitysehdotukset muutoshallinnan kehittämiseksi.

Tutkimuksen tavoitteena on selvittää järjestelmän muutoshallinnan nykyinen tilanne, tutkimus toteutetaan vakiintunutta ja standardiksi muodostunutta SPICE arviointia käyttäen. Tutkimusmenetelmänä käytetään laadullista tutkimusta haastattelujen muodossa. Haastattelun runko muodostuu SPICE arvioinnin vaatimuksista.

Tutkimuksen perusteella todettiin nykyisessä käytännössä olevan perustavanlaatuisia puutteita. Puutteiden laajuus riippuu tavoiteltavasta tasosta mutta toimivan kyvykkyyden eli tason yksi saavuttamiseksi on toteutettava seuraavat muutokset toimintamalleissa.

Kaikki muutokset on kirjattava toiminnanohjausjärjestelmään sekä alistettava prosessin kautta suoritettaviksi. Standardimuutokset on määriteltävä ja alistettava kaikki järjestelmään kohdistuvat muutokset prosessin kautta suoritettaviksi. Hätämuutokset on määriteltävä ja alistettava kaikki järjestelmään kohdistuvat muutokset prosessin kautta suoritettaviksi. Palautumissuunnitelma sisältöineen on määriteltävä muutoshallintaprosessin vaatimuksiin. Tiedotus muutoksen asianomaisille on määriteltävä muutoshallintaprosessin vaatimuksiin. Muutoshallintaprosessin vaatimuksiin on määriteltävä vaatimus mitä ympäristöä muutos koskee sekä mahdolliset riippuvuudet toisiin ympäristöihin.

The subscriber of the thesis is a public organization that produces healthcare services to the citizens. A critical component in delivering statutory services is an electronic healthcare information system. Management of changes for electronic healthcare information system is utmost importance to ensure availability.

Purpose of this study is to determine the theoretical target state for change management in public healthcare information system. Find out the current status of change management as well as offer the potential development proposals for the development of change management.

The aim of this study is to investigate the current situation of the change management process, research was carried out and established using SPICE assessment. The research method used was qualitative research in the form of interviews. The interview frame consists of a SPICE assessment requirements.

According to the study there was fundamental lacks in change management process implementation. Extent of deficiencies depends on the organizations own objectives but it must make a number of changes in achieving at least the minimum requirements.

Should the organization achieve higher grades in SPICE assessment it must carry out the following changes. All changes must be recorded to the service management system and be under the influence of change management process. Standard- and emergency changes must be described and documented. Organization should have a formal restoration plan for all changes and process requirements must be known for everyone under the influence of changes.