Budjettijärjestelmän laatiminen pienelle yritykselle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia kohdeyritykselle budjettijärjestelmä ja kassavirtalaskelma. Toimeksiantaja oli pieni maahantuontiyritys, MainVision Oy, jolla ei ollut aiemmin laadittua budjettia. Tavoitteena oli parantaa kohdeyrityksen tuloksen ennustettavuutta ja selvittää mahdollinen rahoitustarve. Yrityksen omistajat halusivat myös tietää, ylittävätkö pienyrityksen budjetoinnista saamat hyödyt siihen uhratut resurssit. Tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullista tutkimusta avoimien haastattelujen ja osallistuvan havainnoinnin avulla. Tietoa budjetoinnista ja budjetointiprosessista haettiin pääasiassa alan kirjallisuudesta. Teoriatiedoista etsittiin nimenomaan kohdeyritykselle sopivat menetelmät ja niitä sovellettiin kehittämistehtävään.

Opinnäytetyön tuloksena kehitettiin kohdeyritykselle tuloslaskelmaan perustuva budjettijärjestelmä ja kassavirtalaskelma. Kehittämistehtävän tulokset esiteltiin kohdeyrityksen toimitusjohtajalle ja MainVision Oy:ssä tehtiin päätös ottaa budjettijärjestelmä ja kassavirtalaskelma heti käyttöön. Budjettijärjestelmä testattiin ennen käyttöönottoa tilikauden 2014 luvuilla ja se osoittautui toimivaksi ja luotettavaksi.

Kohdeyrityksen toimitusjohtaja piti kehitystyön tuloksia erittäin onnistuneina. Budjettijärjestelmän avulla kohdeyrityksen tuloksen ennustettavuus parani ja rahoitustarve sekä sen ajankohta selvisivät kassavirtalaskelman avulla. Työn tulosten johtopäätöksenä järjestelmän laadinnasta saadut hyödyt ylittävät siihen uhratut resurssit. Kerran laadittua järjestelmää yritys voi hyödyntää pitkään tulevaisuudessa.

Jatkotoimenpiteiksi toimitusjohtaja ehdotti tarkempien tulosennusteiden edelleen kehittämistä budjetin toteutuneita lukuja ja ennusteita yhdistämällä. Hän ehdotti myös kohdeyrityksen siirtymistä rullaavaan ennustamiseen myöhemmin tulevaisuudessa. Toimitusjohtajan kommentti kehitystyön esittelyn yhteydessä oli: ”Nyt käyttöönotettu budjettijärjestelmä riittää oikein hyvin yrityksen tarpeisiin tällä hetkellä ja on mainio työkalu tulevan suunnittelemiseen.”.

Kohdeyrityksen sisäinen laskenta on liikesalaisuuden piiriin kuuluvaa tietoa ja sen vuoksi osa työssä esiintyvistä luvuista on joko peitetty tai muutettu. Liitetiedoissa olevat taulukot ovat saman syyn vuoksi ilman lukuja.

The purpose of this thesis was to create a budget system and a cash flow statement for a small importing company, MainVision Oy, which has not previously prepared budgets systematically. The goal was to improve the precision of forecasting the operational profit of the company. Another aim was to determine a possible need for external financing. The entrepreneurs also wanted to find out whether the benefits of using a budgeting system would exceed the costs for a small company like theirs. The thesis includes theoretical information about budget systems and the budgeting process, which was found mainly from books on these subjects. For the practical part of the thesis, the research method was qualitative and the study was carried out through unstructured interviews and participant observation.

The result of this study was the development of a budget system based on a profit and loss statement together with the cash flow statement. The tools were created with a spreadsheet program to meet the needs of the company. The outcome of this development task was presented to the managing director of the target company and the decision to adopt both spreadsheets was made instantly by the entrepreneurs.

The findings indicate that even in small companies using a budget system is costeffective. If you take the time to plan a budget system once, you may use the system for a long time in the future and it helps you plan your business more accurately.

Further research is required to develop the forecasting continuously by integrating the predicted and the achieved figures in the budget system. Even though the managing director says now that the budget system that they have just adopted fulfills the company`s current needs extremely well, in the future he sees the company using a rolling budgeting.

As the company`s cost accounting is confidential information, figures in this thesis have either been changed or redacted. For the same reason, the figures for the spreadsheet in the appendix are excluded from the public version of this thesis.