Palkanmaksuprosessin kuvaaminen ja kehittäminen kohdeorganisaatiossa

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on kuvata julkisen sektorin organisaation palkan-maksuprosessi. Tavoitteena on parantaa ja kehittää organisaation palkanmaksuprosessin sisäistä viestintää prosessikuvauksen avulla.

Opinnäytetyön teoriatausta koostuu Mintzbergin organisaatioteoriasta (1979) ja painottuu prosessiajatteluun ja sen kehittämiseen. Teoriassa käsitellään myös palkkahallintoa ja palkanmaksuprosessia osana organisaatiota.

Opinnäytetyössä käytettiin kvalitatiivisia kehittämistyön menetelmiä, pääasiasiassa ohjaavaa raportointia. Kehittämishankkeen aikana tehtiin yhteistyötä palkanmaksuprosessin keskeisten tekijöiden kanssa. Tavoitteiden mukaisesti tuotoksena syntyi kolmisivuinen kuvaus kohdeorganisaation palkanmaksuprosessista, joka käsittää prosessin perustiedot, prosessikaavion ja sen selityksen. Hankkeen lopussa kuvaus esitettiin organisaatiossa esimiehille ja palkkasihteereille. Valmis prosessikuvaus tulee myös kohdeorganisaation työntekijöiden käyttöön sen sisäisille kotisivuille.

Hankeen lopussa todettiin, että se onnistui hyvin ja täytti sen tarkoitukset. Tämä kehittämishanke loi myös edellytykset organisaatiolle parantaa palkanmaksuprosessin sisäistä viestintää opinnäytteen tuotosten avulla.

The purpose of this thesis is to describe and improve the payroll process of a public sector organization. The aim is to improve the internal communications in the process by way of a process description.

The theoretical framework of this thesis consists of Mintzberg’s theory of organizational structure (1979) and focuses on process thinking and development of processes. The theoretical part also deals with payroll administration and the payroll process as part of an organization.

This thesis project used qualitative methods, and the key actors of the process were involved throughout the project. As a result, a description of the payroll process was produced according to the aim of the project. The process description consists of three parts, basic information, a process flowchart, and comments. At the end of the project, the process description was presented to the superiors and payroll clerks in the organization. The description will eventually be provided on the organization’s intranet.

In conclusion, the project was proved to reach its purpose. This thesis project also establishes the prerequisites for the further development of the internal communications of the payroll process.