Intranetin sisällöntuotto ja käyttöönotto : Scandinavian Outdoor Oy

Abstract

Intranet on yksi tehokkaimmista sähköisen työyhteisöviestinnän välineistä. Sen avulla tieto on päivitettyä ja nopeasti saatavilla läpi organisaation. Tämän opinnäytetyön aiheena on intranetin sisällön tuottaminen ja sivuston käyttöönotto Scandinavian Outdoor Oy:ssä, joka on yksi Suomen suurimmista retkeilyvarusteiden jälleenmyyjistä.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella yritykselle intranetin sisältö sekä kerätä ja tuottaa sinne tarvittavat materiaalit. Projektia varten työssä tutustuttiin työyhteisöviestintään, sähköiseen viestintään sekä erityisesti intranetiin. Lisäksi opinnäytteen toiminnalliseen osuuteen kuuluivat intranetin käyttöönotto sekä henkilöstön perehdytys. Toimeksiantajan tavoitteena oli saada organisaatiolle sosiaalinen intranet, jossa tieto on ajantasaista, yhdenmukaista ja kaikkien saatavilla. Lisäksi tavoitteena oli vähentää sähköpostin ja puhelimen käyttöä yrityksessä.

Edellä mainitussa teoriaosuudessa tutkitaan erityisesti intranetin hyötyjä, haasteita, suunnittelua ja sisältöä. Korhosen intranetin suunnittelun kulmakivet olivat toiminnallisen osuuden käytetyin lähde ja ne ovatkin tärkein osa teoreettista viitekehystä. Case -osuudessa käydään läpi Scandinavian Outdoor Oy:n intranet -projektin vaiheet sekä esitellään sivuston käyttöönotto ja henkilöstön perehdytys.

Intranet on tiedon säilytyspaikka, keskustelupalsta, henkilöstön kokoontumispaikka ja sähköinen työpöytä. Sen kautta voidaan kustannustehokkaasti välittää tietoa ja rohkaista työntekijöitä kommunikoimaan enemmän keskenään. Scandinavian Outdoor Oy:n intranetin sisältö on luotu helpottamaan päivittäistä työntekoa. Sivustolla oleva tieto on ajantasaista ja sen päivittäminen on etukäteen hyvin suunniteltu. Intranetistä tuli käyttöönoton jälkeen yrityksen virallinen tiedotuskanava.

Intranet is one of the most efficient tools for communicating within a work community. It enables that information is updated and readily available throughout the organisation. The subject of this thesis is producing contents for intranet and site deployment in Scandinavian Outdoor Ltd., which is one of the biggest retailers of camping gear sector in Finland.

The objective of this thesis was to design the contents of the intranet and to collect and produce all the necessary materials. Workplace communication, electronic communications, and in particular the intranet were explored for the project. In addition, the functional part of the thesis consisted of intranet deployment and employee orientation. Client’s target was to have a social intranet, where information is up to date, congruent and accessible to everyone. One of the goals was also to reduce the use of e-mail and telephone.

The above mentioned theoretical part examines particularly benefits, challenges, design and the contents of intranet. The keystones of intranet design by Korhonen were the most widely used source in the functional part of the thesis, and they are the most important part of the theoretical framework. The case-part of the thesis goes through the phases of Scandinavian Outdoor’s intranet project together with the deployment and staff induction.

Intranet is storage for information, forum, a gathering place for staff and a virtual desktop. It provides a cost-efficient way to convey information and encourages employees to communicate more with each other. The content of Scandinavian Outdoor’s intranet has been created to ease the daily work. The information in this site is up to date and updating is well planned in advance. After the deployment, the intranet became the official information channel for the company.