Yrityksen siirtyminen sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn: B+Tech Oy

Abstract

Tässä opinnäytetyössä selvitetään vaihtoehtoja pk-yrityksen ostolaskuprosessin sähköistämiseen. Sähköistämisellä tarkoitetaan ostolaskuprosessin tehostamista tietotekniikkaa ja sovelluksia sekä erilaisia sähköisiä palveluja hyödyntämällä. Sähköistämisen myötä prosessi automatisoituu joko osittain tai kokonaan, mikä nopeuttaa prosessin läpimenoaikaa ja tehostaa resurssien käyttöä.

Työn tavoitteena on löytää kohdeyritykselle, B+Tech Oy:lle, sopivin vaihtoehto ostolaskujen sähköiseen vastaanottamiseen ja käsittelyyn. Työssä selvitetään, minkälaisia vaihtoehtoja ostolaskujen sähköiselle vastaanottamiselle on olemassa ja minkälainen ostolaskujen sähköinen käsittelyjärjestelmä olisi yrityksen tarpeisiin sopivin vaihtoehto järjestelmien toiminnot ja kustannustaso huomioon ottaen.

Tutkimus on tapaustutkimus, joka on yksi kvalitatiivisen eli laadullisen tutkimuksen laji. Tapaustutkimukselle on luonteenomaista, että yksittäisestä tapauksesta tuotetaan yksityiskohtaista, intensiivistä tietoa. Tapauksen kokonaisvaltainen ymmärtäminen on tärkeämpää kuin yleistäminen. Sähköisestä taloushallinnosta ja ostolaskuista kerätyn teoriatiedon avulla tässä tutkimuksessa havainnollistetaan ostolaskuprosessin sijoittuminen taloushallinnon prosessien joukkoon sekä kartoitetaan vaihtoehtoja ostolaskujen sähköiseen vastaanottamiseen. Tutkimuksen empiirisessä osassa keskitytään kohdeyritykseen ja pyritään löytämään sille sopivin tapa vastaanottaa ja käsitellä ostolaskuja sähköisesti. Tutkimusmenetelminä käytetään havainnointia ja pienimuotoisia avoimia haastatteluja, joiden avulla kartoitetaan yrityksen tarpeet ja vaatimukset sähköisen ostolaskujen käsittelyjärjestelmän suhteen. Tutkimuksessa tehdään myös pienimuotoinen järjestelmien vertailu, josta saadaan muun muassa käsitys järjestelmien hintatasosta ja toimintaominaisuuksista.