Säästää vai Säätää? : Työasemalogistiikan asiakasvastuista palveluntuottajan vastuiksi

Abstract

Tämä kehittämistehtävän loppuraportti käsittelee Puolustusvoimien hallinnollista työasemapalvelua ja sen tuottamista Turvallisuusverkkolain astuttua voimaan 13.1.2015. Turvallisuusverkkolain velvoittamana Puolustusvoimien tuli jatkossa käyttää hallinnollista työasemapalvelua Sisäministeriön alaisen Hallinnon tietotekniikkakeskuksen, HAL-TIK, tuottamana. Samaan aikaan hallinnollisen työasemapalvelun uudistamisen kanssa astui voimaan Puolustusvoimauudistus 2015. Sen myötä lakkautettiin joitakin hallintoyksiköitä, perustettiin uusia ja muokattiin jäljelle jääneiden hallintoyksiköiden organisaatioita ja tehtäviä. Haasteeksi uuden muotoisessa hallinnollisessa työasemapalvelussa nousi työasemalogistiikan palveluiden puuttuminen. Palveluiden puuttuminen johti lisääntyneisiin asiakasvastuisiin.

Kehittämistehtävä on tehty laadullisena, kvalitatiivisena tutkimuksena. Kehittämistehtävän tarkoituksena oli tuottaa vastuumatriisi, jossa määriteltiin jokaisen palveluverkoston osapuolen roolit ja tehtävät hallinnollisessa työasemapalvelussa. Kehittämistehtävän tavoitteena oli palveluketjuanalyysi-menetelmää hyödyntäen antaa kehittämisehdotuksia siitä, mitä toimenpiteitä tulee tehdä, jotta asiakasvastuu muuttuu palveluntuottajan vastuuksi myös työasemalogistiikan osalta.

Kehittämistehtävän edetessä nousi esiin hypoteesi siitä, että työasemalogistiikan haasteet voisivat olla ratkaistavissa työasemien leasing-menettelyn kautta, jolloin työasemien omistamisen sijaan työasemat vuokrataan. Leasing-toiminnollisuuden tutkiminen toi kuitenkin esille uusia asiakaskohtaisia tehtäviä. Niistä voitiin kuitenkin todeta, että ne ovat haluttaessa ostettavissa palveluina Hallinnon tietotekniikkakeskukselta.

Kehittämistehtävässä päädyttiin siihen tulokseen, että mikäli leasing-toiminnollisuutta ei tahdota käyttää, Puolustusvoimien Logistiikkalaitos voi itse kehittää työasemalogistiikan palveluita kolmen Logistiikkarykmenttinsä kautta ja näin helpottaa asiakkaiden toimintaa. Jatkokehitysehdotuksena nähtiin myös strategisen kumppanin, Millogin hyödyntäminen työasemalogistiikan valtakunnallisessa hallinnassa.

This master’s thesis dealt with the production of administrative workstation service by the Finnish Defense Forces after the Act on Security Network came into effect on 13 January 2015. Obligated by the Act on Security Network, the Finnish Defense Forces had to use the administrative workstation service produced by ICT Agency HALTIK, a subordinate of the Ministry of the Interior. Simultaneously with the renovation of the administrative workstation services in 2015, the Defense Forces Reform 2015 was launched. Along with the renovation, some of the administrative units were suspended, some new ones were established and the organizations and assignments of the old ones were reformed. One challenge in the new administrative workstation service turned out to be the absence of the workstation logistics services.

The method of this thesis was a qualitative study. The purpose of the study was to produce a responsibility matrix, in which the roles and duties of every party of the service network involved in the administrative workstation service were introduced. The objective of the thesis was to come up with development propositions, by exploiting the service blueprint on what to do, to change the customer responsibility into the service provider’s responsibility, in terms of workstation logistics.

As this development assignment advanced, a hypothesis about solving the challenges of the workstation logistics through leasing workstations emerged. In this way the work-stations would be rented, instead of buying them. Investigating the functionality of the leasing method, however, brought up some new customer-specific assignments. As this issue was further investigated, it was figured out that it was possible to outsource these customer-specific assignments with the ICT Agency HALTIK.

The outcome of this development assignment was that if the leasing method would not be used, the logistics department of the Finnish Defense Forces could develop the ser-vices of the workstation logistics through the three Logistics Regiments. This would ease the customer’s actions. Another development proposition could be to benefit from the strategic partner Millog for the administration of the nationwide workstation logis-tics.