LEMONSOFTIN KÄYTTÖOHJE TOIMINNANJOHTAJILLE : 4H-järjestö

Abstract

Opinnäytetyössä tehtiin 4H-liiton ja –yhdistysten käyttöön sähköisestä taloushallintojärjestelmästä Lemonsoftista käyttöohjeet. Työn tavoitteena oli laatia räätälöidyt, selkeät ja helppokäyttöiset ohjeet järjestölle niistä ohjelman osista, joita järjestössä käytetään. Työ syntyi käyttäjien tarpeesta.

Opinnäytetyön teoriaosuus koostui 4H-järjestön esittelystä, yhdistystoiminnan ja kirjanpidon perusteista sekä verohallinnon linjauksista yhdistyksille. Sähköisen taloushallinnon osuudessa käytiin läpi sähköisen taloushallinnon hyödyt, ongelmat, siihen siirtymisessä huomioitavat asiat sekä muutosprosessi. Teoriaosuudessa käsiteltiin myös opinnäytetyöhön olennaisesti liittyvä käyttöohjeen laatiminen. Opinnäytetyön ulkopuolelle rajattiin sähköisen asioinnin palvelut, kuten pankki- ja vakuutuspalvelut, sekä sähköisten aineistojen lähetys.

Opinnäytetyön empiirinen osuus oli kehittämistehtävä, jossa laadittiin käyttöohjeet Lemonsoftista. Käyttöohjeiden avulla haluttiin helpottaa 4H-järjestössä työntekijöiden siirtymistä järjestelmän käyttäjäksi. Käyttöohje sisältää ohjelmaan kirjautumisen, henkilöstö- ja palkkahallinnon, ostoreskontran, myyntireskontran ja laskutuksen sekä raportoinnin. Opinnäytetyön liitteenä oleva käyttöohje on salattu.

The topic of this thesis was to create a manual for Lemonsoft software, which is an electronic financial management program. The manual was to be used by the 4H organisation and its local branches. Aim of this thesis was to create a custom-made, articulated and user friendly manual for the organisation on those parts of the software which are used in the organisation. The Thesis was based on the needs of the users.

The theoretical part of this thesis consisted of the introduction of 4H-organisation, the fundamental of association activities and accounting as well as policy definitions for associations defined by the tax authority. In the part concerning Electronic accounting the benefits, problems and facts to be taken into account when adopting electronic accounting as well as the process of change were discussed. The theoretical part also handled the question of how to make a manual? Online services such as banking and insurance service as well as transmission of electronic material were not included in the thesis.

The empirical part was a development task, which was to create a manual for Lemonsoft. The aim of the manual was to make it easier for the employees of 4H organization to learn to use the software. The manual includes Instructions for registration to the software, human resources and payroll administration, purchase ledger, accounts receivable, invoicing and reportage. The Manual which is attached to this thesis is secret.