Perehdytysdokumentaatio tilitoimistyössä

Abstract

Tässä työssä tutkittiin, millä tavoin organisaation osaamisen häviämistä voidaan pyrkiä ehkäisemään tilitoimistotyössä käyttämällä perehdytysdokumentaatiota. Tutkimus tehtiin toimeksiantona pienelle tilitoimistolle, jossa työntekijävaihtuvuus on suurta ja työntekijöinä on paljon harjoittelijoita.

Tutkimustapana käytettiin toiminnallista opinnäytetyötä. Toiminnalliseen opinnäytetyöhön kuuluvana konkreettisena tuotoksena toteutettiin työohje kirjanpitotyöhön toimeksiantajalle. Aineistona tutkimuksessa käytettiin kohdeyrityksen eli toimeksiantajan prosessia, prosessien toteuttamisen tuloksia, toteuttamisessa havaittuja ongelmia ja olemassa olevaa ohjeistusta.

Aineistosta havaittiin, että kohdeyrityksen työtehtävien toteuttamisessa esiintyy useita erilaisia virheitä, jotka aiheuttavat laadun heikkenemistä. Virheet aiheutuvat osaltaan siitä, että uudet työntekijät eivät osaa noudattaa yrityksen prosesseja. Toisaalta harjoittelijat eivät myöskään ole koulusta saaneet oppia kaikkiin tärkeisiin kirjanpitoon ja tilinpäätöksiin liittyviin asioihin, joten ne on opetettava työpaikalla. Näiden virheiden toistumiseen pyrittiin vaikuttamaan laatimalla mainittu työohje.

Työn tuloksena havaittiin, että työtehtävien dokumentaatio ei voi olla ainoa keino perehdytykseen. Dokumentaatio on kuitenkin tärkeä osa perehdytystä.

Tuotoksena syntynyt työohje opastaa uudet työntekijät tekemään hyvää kirjanpitoa. Hyvänä kirjanpitona pidettiin tutkimuksessa sitä, että kirjanpito toteutetaan noudattamalla lakeja, palvelemalla sidosryhmiä, noudattamalla tilitoimistoalan standardeja sekä tuottamalla etua tilitoimiston asiakkaalle.

Työn tuloksia pidettiin hyödyllisinä sekä toimeksiantajan että käyttäjien eli uusien työntekijöiden taholta. Tekijä pitää tärkeänä, että työohjeen lisäksi perehdytyksestä pidetään huolta muutoinkin ja että ohjeistusta päivitetään.

The thesis studied ways in which the disappearing of organisational knowledge during employee turnover can be prevented in accounting firms. The thesis was commissioned by a small accounting firm, which experiences large employee turnover and employs a significant amount of interns.

The thesis had a focus on operational aspects. The results of the study were implemented in a manual that documents accounting processes in the accounting firm. The data of the study consisted of existing processes, results of implementing processes, challenges discovered in the implementation and extant documentation of work processes.

The data revealed that processes within the firm were not followed, which cause a decrease in quality. The problems resulted in part due to new employees’ inability to follow the processes of the firm. On the other hand, trainees were also not equipped to handle all vital tasks accounting and preparing financial statements. The manual was prepared as a means of reducing the continuation of the problems.

The study indicates that documenting tasks and processes cannot serve as the sole method orientation. The documentation of tasks is however an important part of orientation.

The resulting manual will guide new employees to produce good work in accounting. In the thesis, good accounting was defined as obeying legislative norms, serving the needs of stakeholders, applying standards of the accounting firm industry and providing a beneficial service to a firm’s customer.

The resulting instruction manual was considered useful by the commissioning firm and by the manual’s users ie. interns and other employees. The author maintains that methods of orientating employees beyond manuals is important. It is also important to keep instructional material up to date in the future.