Tuotteistaminen Järvenpään kaupungilla : Prosessista tuotteeseen

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin Järvenpään kaupungille. Työn tavoitteena oli lisätä ymmärrystä kuinka tuotteistaminen, joka alun perin on teollisuuden tuotekehittämiseen luotu malli, toimii kunnallisella sektorilla, erityisesti Järvenpään kaupungilla. Työ oli erittäin ajankohtainen kun kunnat etsivät uusia keinoja hallita kustannuksia samalla kun kunnallisten palveluiden tarve laajenee. Tuotteistamisen kehittämiselle oli myös vahva poliittinen tahto.

Tutkimusmenetelmänä oli toimintatutkimus ja siinä käytettiin laadullisia tutkimusmenetelmiä. Teoreettinen viitekehys oli hyvin laaja kun tähdätään parempaan tulokseen, joko euroissa tai laadussa mitaten. Teoriaksi valikoitui kustannuslaskennan ja toiminnan- ja taloudenjohtamisen teoriat rajattuna kunnalliseen toimintaympäristöön. Tuotteistuksen käytäntöihin tutustuttiin lähikunnissa ja oman organisaation sisällä.

Järvenpään kaupunki otti vuoden 2013 alusta alkaen käyttöön prosessiorganisaation. Se antoi hyvän ponnahduslaudan lähteä kehittämään ajattelua tuotteistamisen suuntaan. Kehittämistyö käynnistyi keväällä 2014, jolloin toteutin alkukartoitukset ja opinnäytetyö valmistui marraskuussa 2015, jolloin Järvenpään kaupungin johtoryhmä hyväksyi tuotteistamispolitiikan, uuden tavan ajatella olemassa olevan prosessien hallintamallin kautta. Hallintamalli ja kustannuslaskenta ohje viimeistellään julkaisukuntoon vuoden 2015 loppuun mennessä, vuoden 2016 talousarviossa jo on huomioitu tavoiteasetannassa uusi lähestyminen tuotteistukseen.

Opinnäytetyön aikana selvisi, että näkemys tuotteistamisesta Järvenpään kaupungissa oli hyvin kaukana sen alkuperäisestä ideasta ja se liene ollut syynä miksi sitä ei ole aiemmin saatu osaksi toimintaa. Mutta liitettynä osaksi prosessien hallintaa, tuotteistaminen antaa ihan uuden näkökulman toiminnan arviointiin ja keinoja hallinnoida turhia kustannuksia.

This Master’s Thesis was made for City of Järvenpää. The objective of the study was to increase knowledge on how service design could be used in public sector, especially in City of Järvenpää. The research is relevant as municipalities are in need of new types of ways to control costs when producing services and, at the same time, public services are expanding. Developing service design methods in Järvenpää had also a strong political will.

The research method was an action research and it used qualitative research methods. The theoretical framework of this study is based on accounting management, leadership, new public management and theories of cost accounting. Models of service design were benchmarked in other municipalities and inside City of Järvenpää.

City of Järvenpää took process organization model in use in 2013. It gave good springboard for developing service design. The development project was started in the spring of 2014. The survey interviews were held in April and the research study ended in October 2015 when the executive group tentatively approved the renewed process control instructions, service design policy and cost accounting instructions. These documents will be finished in the end of year 2015 and new way of thinking is used already when preparing the budget for year 2016

The study results show that service design was understood quite differently from its original function. It was mainly considered as cost accounting and that was the reason why it was not taken into use earlier. But when it was implemented in process management, it gave a whole new perspective to valuating the relevancy of work processes and eliminating unnecessary costs.