Helsingin kaupungin rakentamispalvelun dokumentinhallinta

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia organisaation dokumentinhallintaa ja suunnitella sopiva ratkaisu dokumenttien hallitsemiseksi. Tällä tavoitellaan ajan säästöä ja tehokkuutta. Toimeksiantajana oli Helsingin kaupungin rakentamispalvelu Stara.

Tiedonkeruumenetelminä käytettiin kirjallisuutta, Internetiä ja haastatteluita. Nykytilannetta ja parannustarpeita kartoitettiin haastattelemalla eri osastojen henkilöitä mahdollisuuksien mukaan. Lisäksi haastateltiin vielä asiantuntijoita dokumentinhallinnasta sekä hakemistorakenteen kehittämisestä.

Organisaatiolla on tarve dokumentinhallinnan kehittämiseen. Dokumenttien kanssa joudutaan erinäisiin ongelmiin vaihtelevien käytäntöjen takia. Ongelmat eivät kuitenkaan ratkea vain kartoittamalla sopiva järjestelmä hoitamaan dokumentinhallinnan.

Ennen suunnitelman tekoa, käytiin läpi kehitysidea. Se sisältää kehitysidean verkkolevyn ongelmiin sekä kahden järjestelmän valinnan, M-Filesin ja SharePointin, lähempään tarkasteluun.

Suunnitelmassa määritellään läpikäytävä prosessi, jonka jälkeen on kuvattu itse toiminta. Suunnitelma sisältää esityksen uudesta hakemistosta, nimeämisohjeista, metatietojen syötöstä, hallintatyökalusta sekä käyttöoikeuksien määrittämisestä.

The aim of this thesis was to examine how document management is handled in an organization and design a proper solution for document management. This solution will help save time and increase efficiency. The employer in this thesis was Stara, the Construction Service of City of Helsinki, which constructs and manages streets, parks and public utility services, repairs buildings, produces logistics and technical services.

Data was collected by reading literature, using the internet and making interviews. The current state and the needs for improvement were mapped out by interviewing employees from different units of the organization. Also, a few experts were interviewed in document management and the improvement of directory.

The organization has a need for developing its document management. Because there are variations in document handling there are also problems in it. These problems cannot be solved only with a document management system.

Before developing the solution firstly an improvement idea, which contains the improvement of directory and choosing two document management systems, M-Files and SharePoint, for closer consideration was reviewed.

In the solution the improvement process is determined and then the operation steps are described. The solution includes the proposal for a new directory, naming rules, entering meta data, a management tool and determining access rights.