Valaisinhankintojen kehittäminen : Helsingin kaupunki

Abstract

Tämä kehitystyö tehtiin Helsingin kaupungin rakennusviraston ulkovalaistustoimistolle. Kehitystyön tavoitteena oli kehittää uusien LED-valaisimien hankintaa. Työn tavoitteena oli hyödyntää kokonaiskustannusmenetelmiä tarjouspyyntövaiheessa sekä sähköisessä huutokaupassa.

Kehitystyön teoreettiset viitekehykset olivat julkinen hankintalaki (2007/348), laki sähköisestä huutokaupasta (2011/698), Kraljicin matriisi, Helsingin kaupungin hankintastrategia, ulkovalaistuksen tarveselvitys, benchmarking sekä omistamisen kokonaiskustannukset (TCO). Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena. Tutkimuksessa käytettiin sekä määrällisiä että laadullisia mittareita sekä tutkimusmenetelmiä. Nykytila-analyysin ja markkinakartoituksen perusteella ulkovalaistusverkon valaisinvalikoimaa haluttiin rajoittaa kilpailullisin menetelmin. Tarjouspyynnön laatukriteerit, jotka nähtiin tärkeiksi kilpailutukselle, olivat: LED-valaisimien kaupunkikuvallisuus, takuu, toimitusaika, ilkivallankesto, värintoistoindeksi sekä ylijännitesuojaus.

Kilpailutuksen lähtötilanteen hankintamenettelyksi valikoitui avoinhankintamenettely. Tarjouspyynnön vertailuperusteena hinnan painoarvo oli 50 % ja laadun 50 %. Hinta sisälsi hankintahinnan lisäksi LED-valaisimien sähköenergian kustannukset 15 vuoden ajalta. Kilpailutus suoritettiin kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa kokonaistaloudelliset tarjoukset arvioitiin. Tarkastus tehtiin myös tarjoajille asetettujen vaatimuksien ja kaupunkikuvallisten laatuvaatimuksien osalta. Toisessa vaiheessa tarjoajat paransivat tarjouksiaan sähköisen huutokaupan avulla.

Kilpailutuksen lopputuloksena Ulkovalaistustoimisto sai kokonaistaloudellisesti edullisimman puitesopimuskumppanin sekä kilpailutusmallin seuraaviin valaisinhankintoihin. Kehittämistyön seurauksena innovatiivisia menetelmiä tarjouksessa hyödynnettiin ja toimittajamarkkinoita kehitettiin siten, että kohdeorganisaation sai hankittua tarpeita vastaavan valaisimen.

This study was made for the Outdoor Lighting Office of the City of Helsinki Public Works Department. The aim of the study was to develop-, the procurement of the new LED luminaries. The objective of the project was to take advantage of the full cost methodology in the tendering process,-as well as in the electronic auction.

The theoretical frameworks of the study was the Public Procurement Law (2007/348), Law of Electronic Auction (2011/698), Kraljic matrix, the procurement strategy of Helsinki, the outdoor lighting feasibility study, benchmarking and Total Cost of Ownership (TCO). The study approach was an action research. In this study both quantitative as well as qualitative research methods were used. On the basis of the current state analysis and market survey the aim was to restrict the luminaire assortment of the outdoor lighting network by competitive methods. The following quality criteria-, that were seen as important in the competitive bidding were chosen into the tender LED for the city beautification, warranty, delivery, vandal resistance, color rendering index, as well as overvoltage protection.

As the competitive bidding baseline, the open tendering procedure was chosen. In the tender the basis of the comparison were 50 % price and 50 % quality. The price included the purchase price and the energy costs for LED lighting of 15 years. The competitive bidding was in two stages. In the first phase the total economic affordability was evaluated. The audit was carried out in respect of the requirements and cityscape set for providers of quality requirements. In the second phase providers improved their offers in the electronic auction.

As result of the competitive bidding Outdoor Lighting Office received the most economical framework agreement partner, as well as a tender model for the following luminaire purchases. As a result of the study, innovative methods in tenders were identified and used and the supplier markets were developed so-, that the target organisation was able to acquire the kind of outdoor lighting that met their needs.