Organisaation sisäisen tiedonkulun parantaminen ja tämän vaikutus tiimin tuloksiin

Abstract

Tämä kehittämistehtävä käsittelee toimitusketjun kahden eri toiminnon, varastotäydennyksen ja myymälätäydennyksen, välisen tiedonkulun parantamista kaupan alan hankinta- ja logistiikkayrityksessä. Molemmilla organisaation osilla on erittäin suuri merkitys toimitusketjun tehokkuuden ja tuotteiden hyllysaatavuuden näkökulmasta, joten näin ollen niiden välisellä tiedonkululla pystytään vaikuttamaan hyvin paljon koko yrityksen tuloksiin. Nimenomaan tähän rajapintaan ja siellä sovellettaviin käytäntöihin on pyritty tässä työssä löytämään uusia konkreettisia toimenpiteitä.

Työn teoreettisessa viitekehyksessä paneudutaan laaja-alaisesti niin tiedonkulun merkitykseen tuloksien saavuttamisen näkökulmasta kuin myös työntekijöiden motivointiin itsensä kehittämiseen. Tässä yhteydessä lähtökohtana on se, että kaikista parhaat lopputulokset saadaan aikaan sellaisella kehityksellä, jossa työntekijöitä saadaan motivoitua itse kehittämään niin itseään kuin toimintaympäristöään.

Lisäksi teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään erilaisia teorioita liittyen ihmisten persoonallisuuspiirteiden eroavaisuuksiin, miten nämä vaikuttavat ihmisten toimintaan sekä miten nämä tulisi ottaa huomioon erilaisissa kommunikaatiotilanteissa. Suurin painoarvo tässä yhteydessä on niin kutsutulla värianalyysillä, joka on johdettu yleisestä DISC-profiilista.

Varsinainen kehitystehtävä sisältää kuvauksen toteutetuista kaksiosaisista työpajoista, joissa eri tiimien jäsenet saatiin miettimään yhdessä kehitystoimenpiteitä tilanteen parantamiseksi. Tämän lisäksi työssä käydään läpi erilaisia konkreettisia työkalu- ja prosessimuutoksia, joiden avulla tiedonkulun parantamiselle on pyritty luomaan pohjaa. Nämä muutokset pitävät sisällään muun muassa tiimien rakenteellisia muutoksia, tavoitteiden harmonisointia tiimien kesken sekä teknisestä näkökulmasta erilaisten käytettävien ennustejärjestelmien integroimisen keskenään.

Kehitystehtävällä saatiin aikaan hyviä tuloksia, jotka todennettiin useamman eri mittarin avulla. Käytännössä yrityksen toimitusvarmuutta saatiin parannettua kehitystehtävän jaksolla ja sama tulos oli nähtävissä myös myymälätasoisessa hyllysaatavuudessa. Tämän lisäksi tiimien jäsenille toteutettiin tyytyväisyyskysely sekä ennen kehitystehtävän toteutusta että sen jälkeen, ja myös tästä palautteesta saatiin positiivinen kehitys mitattua.

This Master’s Thesis addresses the information flow and how to improve it between two different functions at a purchasing and logistics company operating in the retail sector. Both of these teams have a significant role in supplying the chains total efficiency and store level product availability. Therefore, the entire company´s results can be affected by the information flow between the teams. This is the business environment this thesis tries to develop and change through concrete development actions.

The theoretical framework of this thesis incorporates theories concerning both what kind of effect information flow has on a company’s result and how to motivate team members to develop themselves and their skills. The basic assumption is that the best results will be achieved when employees are properly motivated to develop themselves and their working environment at their own initiative and out of free will.

The theoretical part also covers different theories related to personality traits found in team members and differences between them. In this part the thesis also considers how these differences should be taken into consideration in the communication between teams. The most covered theory is the so called color analysis which is derived from the commonly used DISC profile.

The actual development report includes a description of a two-part workshop which was held between these two teams. The idea of the workshops was to get the team brainstorming together on how to improve the current situation from their own point of view. In addition to this the report also presents concrete changes to the processes and the tools used. These changes involve actions that change the fundamental structures of the teams, harmonizing their goals and from a technical point of view, how the forecasting systems were integrated.

This thesis work and its change proposals achieved good results which were verified by using different kind of measures. For example both the store level and warehouse product availability increased. In addition a survey was done regarding the team member’s satisfaction related to knowledge and information sharing before and after the project and the results from these surveys were also positive.