Sähköinen laskutus ja matkalaskujen käsittely

Abstract

Opinnäytetyön lähtökohtana oli löytää toimeksiantajalle uusi verkkolaskutusoperaattori, joka olisi asiakasystävällisempi ja kustannuksiltaan halvempi kuin nykyinen operaattori. Vaihtoehtoja vertailtaessa tarkoituksena oli löytää sellainen operaattori joka mahdollistaisi myös sähköisten matkalaskujen käsittelyn. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää mitä kaikkea yrityksen tulee huomioida, kun verkkolaskutusoperaattorin vaihto on ajankohtaista. Konkreettisesti tutkimuksen tavoitteena oli vertailla eri verkkolaskutusoperaattoreita ja löytää toimeksiantajalle operaattori, joka täyttäisi sen vaatimukset ja toiveet. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys käsittelee yleisesti digitaalista taloushallintoa ja tarkemmin verkkolaskutusta. Empiirisen osuuden kannalta tärkein teoriaosuus on verkkolaskutusratkaisun löytäminen. Tutkimusmenetelmänä käytettiin tapaustutkimusta. Opinnäytetyön teoria koottiin aiheeseen liittyvästä kirjallisuudesta, elektronisista julkaisuista ja lehtiartikkeleista. Opinnäytetyö osoitti, että verkkolaskutus on kehittynyt paljon, pk-yritysten siirtyminen verkkolaskutukseen tänä päivänä on helpompaa kuin ennen, tarjontaa on enemmän sekä järjestelmien yhteensopivuutta on paranneltu. Toisaalta laaja tarjonta voi vaikeuttaa oikeiden ratkaisujen löytämistä. Tutkimuksessa päädyttiin valitsemaan operaattori joka ei tarjoa sähköistä matkalaskujen käsittelyä mutta veloittaa ainoastaan transaktioiden mukaan. Kunkin yrityksen pitää itse selvittää omat tarpeensa ja niiden perusteella valita itselleen paras mahdollinen vaihtoehto.

The starting point of this thesis was to find a new e-invoicing operator for the client which would be more customer friendly and less expensive than the current operator. Comparing the alternatives the aim was to find an operator that would also allow electronic processing of travel invoices. The aim of this study was to find out what all the company has to consider when the change of the e-invoicing operator is current. The theoretical framework handles digital financial management in general and more specifically e-invoicing. For the empirical study, the main focus was on finding the e-invoicing solution. The research method used was a case study. The theory of this thesis was gathered from subject related literature, Internet publications and articles. The thesis showed that e-invoicing has developed a lot, today the transition to einvoicing is easier for SMEs, there is more supply and the compatibility of different systems has been improved. On the other hand, an extensive supply can make it difficult to find the right solutions. In this case an operator that does not provide electronic travel invoice processing but which charges only based on transactions was selected. Each company has to find out for themselves their own needs and choose the best possible option based on them.