Infraprojektitiedon hallinta

Abstract

Yrityksissä käytettävät projektihallinnan työkalut ja dokumenttien hallintajärjestelmät auttavat optimoimaan toimintaa ja parantamaan työn laatua. Infraurakoissa dokumentteja kertyy runsaasti urakan tarjouspyyntövaiheesta luovutukseen asti. Dokumentteja tulee pystyä hallitsemaan myös urakan luovutuksen jälkeen.

Andament Group Oy on laaja infra-alan moniosaaja, joka toimii ympäri Suomen ja on laajentanut toimintaansa myös Ruotsissa. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli perehtyä toimeksiantajayrityksen Andament Group Oy:n tytäryhtiön Suomen Maastorakentajat Oy:n dokumentaatioon infrahankkeissa ja kehittää yhdessä organisaation kanssa keinoja projektidokumentaation hallintaan. Opinnäytetyössä käsiteltiin myös infrahankkeissa vaadittavia dokumentaatioita, projekteja sekä prosesseja.

Menetelmät dokumentaation hallintaan kehitettiin yhdessä yrityksen kanssa. Opinnäytetyön alussa tarkasteltiin erilaisia keinoja dokumenttien hallinnan parantamiseksi ja jäsennettiin dokumentaatiot. Myöhemmin opinnäytetyön edetessä dokumenteille muodostui kansiomainen rakenne. Kansioiden hierarkkinen järjestys suunniteltiin niin, että se sopii juuri tilaajayrityksen toimintamalliin ja perustuu opinnäytetyössä käsiteltäviin teorioihin.

Opinnäytetyössä toimeksiantajayritykselle saatiin laadittua toimiva, urakkakohtaiset dokumentaatiot sisältävä projektikansio, jonka alakansioihin dokumentaatiot sijoitettiin järjestelmällisesti. Lisäksi määritettiin kansioiden käyttöoikeudet sekä luotiin ohjeistus projektikansion käyttäjille. Myöhemmin kansiorakenteen valmistuttua yritys voi siirtyä dokumenttienhallintajärjestelmän palveluja tuottavan yrityksen käyttäjäksi.

Nowadays companies aim to increase various project management tools that optimize operations and improve their quality. Document management systems provide the key to more effective projects and better manageability. The number of documents is large in an infrastructure building project ranging from the quotation documents to the quality documents. It must be possible to control the documents even after the transfer of the contract.

Andament Group Ltd. is an experienced operator in the infrastructure building sector. They operate throughout Finland and have also expanded their operations to Sweden. The goal of this thesis was to examine the client company Andament Group's subsidiary Suomen Maastorakentajat Ltd.’s documentation for infrastructure projects and to develop their documentation management in co-operation with the organization. The thesis also deals with the required infrastructure projects documentations, projects and processes that are important in terms of management and in outlining the scope of the subject.

The methods of documentation management were developed together with the company. At the beginning of the thesis various ways of improving document management were examined and it was decided to make a structure for the documentation. Later, as the thesis progressed, the documents formed a folder structure. While designing the folder hierarchy it was very important to observe the company’s operating model and theories.

The objectives and the results evolved as the thesis progressed and finally a workable solution for the development of document management was developed. The goal was achieved successfully and the result was a folder structure containing the functional documentation. The correct location of the documentation in the system was also determined as well as the access rights in the documents. Later when the folder structure is completed the company can develop to a company that also provides document management services.