Prosessipohjan luominen sisustusarkkitehti- ja sisustussuunnittelun tueksi

Abstract

Sisustusarkkitehdin työstä luovan työn osuus on vain viidesosa verrattuna työn tekniseen toteutukseen, asiakirjojen laatimiseen sekä piirtämiseen. Lisäksi projektinhallinta ja yrittäjän muut tehtävät verottavat työn tekemiseen käytettävissä olevaa aikaa. Alalle kaivataan työprosessiohjeistusta ja projektinhallintamalleja turhan työn minimoimiseen ja työn sujuvoittamiseen.

Työn tavoitteena oli muodostaa kokonaiskuva sisustusarkkitehdin työstä, projektinhallinnasta ja työprosesseista oman yrityksen näkökulmasta. Tarkoitus oli löytää heikkous- ja vahvuus- sekä tärkeysmäärittelyn avulla omien projektitehtävien ja prosessien joukosta juuri nyt oleellisimmat prosessit ja luoda niihin prosessipohjat. Määrittely oli tärkeä lähtökohta, joka ohjasi löytämään, mistä laaja työ kannatti aloittaa ja missä järjestyksessä sen kehitystyö tulee jatkumaan.

Määrittely nosti ensimmäisiksi kehityskohteiksi viestinnän asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa ja projektin alkukartoituksen. Yrityksen viestinnän nykytila kartoitettiin SWOT-analyysilla, jonka pohjalta luotiin yrityksen viestintästrategia ja -suunnitelma. Alkukartoitukseen muodostettiin sisustussuunnittelukysely, joka pohjautui abduktiivisen päättelyn kautta työstettyyn aineistoon. Aineiston analyysi ja tulkinta johtivat kyselylomakepohjan syntymiseen, jota testattiin kahdella sisustussuunnittelun tilanneella asiakkaalla. Kaikkia projektitehtäviä ja prosesseja käsiteltiin lyhyesti kootussa taulukossa. Jokaisen kohdan osalta käytiin läpi yritystoiminnan tämänhetkiset ongelmakohdat, mahdolliset ratkaisut ja niiden vaikutukset sekä digitaalisten työkalujen, ohjelmien ja apuohjelmien tarjoamia käyttömahdollisuuksia.

Työn tuloksena syntyivät viestintästrategia ja -suunnitelma, sisustussuunnittelun alkukartoituskysely ja prosessipohjien tulevaa kehitystyötä ohjaava taulukko omaan yritykseen. Alkukartoituskysely säästää suunnittelijan aikaa monin tavoin ja minimoi väärinkäsityksien mahdollisuudet projektissa. Kysely tuo laatua suunnitelmiin. Viestintästrategian ja -suunnitelman tekeminen avasi silmät sille, mitä kaikkea on vielä tehtävänä ja laittoi tulevat viestinnänkehitystehtävät järjestykseen sekä määritteli tavoiteaikataulun. Viestintästrategia ja -suunnitelma toivat esiin myös, mihin yrityksen brändi pohjautuu ja markkinointiviestinnän keinoja. Taulukko antoi kokonaiskuvan siitä, että yrityksen prosesseja kehittämällä voi saada lisää aikaa luovalle tekemiselle ja muille tärkeille asioille.

Most of the work interior designer does is developing documents and preparing working drawings. Only less than a fifth of the work is creative work. In addition project management and other tasks eat up entrepreneur’s time. Interior business is in need of process guidance and project management models to minimize the unnecessary tasks and streamline the work.

The aim was to perceive from my own company’s perspective a general view of the interior architecht’s work, project management and work processess. The purpose was to find the most relevant ones among the project tasks and processess through definition of weak and strong points and prioritization. This definition was important starting point that guided to choosing the right processess to begin with the development and how to go on.

The defination placed communication with clients and interest groups and analysis of client needs and goals in the first place. The current state of business communication was analyzed with SWOT and based on that a communication strategy and plan were accomplished. For the analysis of client needs and goals a questinonnaire was made through abductive reasoning of the selected literature. The questionnaire was tested with two clients. All company’s project tasks and processess were handled briefly in a table where the actual state of processess, problem points, possible solutions and their effects and usable digital tools, programs and apps were listed.

As a result of this thesis a communication strategy and plan, questionnaire to the start of project and a table that leads the development of my company were created. The questionnaire saves designer’s time in multiple ways and minimizes the possibilities to misinterpretations. Questionnaire is part of quality management. Accomplishing a communication strategy and plan opened eyes for what is to come and prioritized upcomig communication development tasks with defined time limits. Communication strategy and plan also clarified the basis of the brand and ways of marketing communication. The table gave a big picture that by developing the company’s prosessess more time for creative work and other things in life that matter can be achieved.