Tilitoimiston palkanlaskentapalvelut digitalisoituvassa palvelumallissa

Abstract

Opinnäytetyöni kuvaa tilitoimiston palkanlaskennan prosessia ja käytännön työtä. Selvitän aluksi palkanlaskennan lainsäädäntöä ja laskentaprosessia yleisellä tasolla. Tuon esille sähköistymisen ja digitalisoitumisen projekteja, joilla julkishallinnon toimesta pyritään yhtenäistämään ja edistämään palkkahallinnon ja taloushallinnon palveluiden sähköistä toimintamallia kohti digitalisoitumista. Yksityiskohtaisemmin olen kertonut palkanlaskijan työstä käyttäen esimerkkinä kahta erilaista palkanlaskentaohjelmaa. Käytännön työn kuvausten kautta ilmenee miten pitkälle sähköiset palvelut palkanlaskennassa ovat kehittyneet ja miten asiakkaat ovat ottaneet ne vastaan. Kerron ohjelmien tarjoamista mahdollisuuksista sähköisen palkkahallinnon näkökulmasta. Kuvaan myös tilitoimistokonsernin palvelulupauksia ja palkanlaskijan palvelutavoitteita sekä sitä, miten näihin tavoitteisiin päästään.

Opinnäytetyöni tietoperusta rakentuu palkkahallinnon toimintaa sääteleviin sopimuksiin ja lainsäädäntöön. Lähteitä ovat myös asiaa käsittelevät artikkelit ja tilitoimistokonsernin julkaisema materiaali. Tutkimusmenetelmä on illustroiva tapaustutkimus, joka perustuu tapauksen, eli tässä palkanlaskentaprosessin ja siihen vaikuttavien muuttujien, kuvaamiseen sähköistyvässä toimintaympäristössä. Tutkimus on rajattu tilitoimiston palkanlaskentaan. Empiirisessä osiossa kuvataan palkanlaskentaa kahden eri palkkaohjelman toiminnalla. Tutkimusmenetelmänä on käytetty havainnointia asiakaskontakteissa, työkokemusta sekä palkanlaskijoiden kanssa käytyjä keskusteluja.

Tutkimuksessa ilmenee, että sähköistyminen palkkahallinnon palveluissa on edennyt ja etenee voimakkaasti, mutta matkaa digitaaliseen palveluntuotantoon on vielä paljon jäljellä. Ilmenee myös ettei palvelujen sähköistyminen ole edennyt tasaisesti kaikkien tahojen osalta. Osa asiakkaistakaan ei ole vielä valmiita hyödyntämään sähköisiä palvelumahdollisuuksia. Myös julkishallinnon toimissa tavoitellaan vielä laajempaa sähköistenpalveluiden yhtenäistämistä.

Opinnäytetyön tulokset tuovat esille kehittämiskohteita palkanlaskentaohjelmissa. Tärkeää on lisäksi huomata, että myös pienten- ja keskisuurten yritysten palkkapalveluiden tarjonta tulee olla erilainen. Kaikille pk-yrityksillekään ei sovellu suoraan mikä tahansa palkanlaskentaohjelma. Samoin ohjelmien toimintoja pitää muokata yrityskohtaisesti sopiviksi.

The thesis describes the accounting firm’s payroll process and work practically. At first I explain the legislation of payroll and describe accounting process in general. Then I present of administration projects that seek to harmonize and promote electronic approach to payroll and financial services towards digitalization. In more detail, I’ll tell wages clerk work using the example of two different types of payroll software. Through practical job descriptions appears how advanced electronic services in payroll have evolved and how customers received them. I tell the opportunities offered by the programs in the view of electronic perspective. I present the group company service commitments and wages clerk services goals and how to achieve them.

The theoretical framework was mainly based on the payroll operation by treaties and laws. The sources are also articles and the group company publication. The research approach was illustrative case study. In this research the case was payroll process and the variables affecting it in electronic business environment. The thesis was restricted to payroll services in accountant firm. In the empirical part I describe two different types of payroll software. The research method is observation in customer contacts, experience in work and discussions with more experienced colleagues.

The thesis shows that the electrification on payroll services has proceeded and is proceeding rapidly. However, there is long way to go before reaching full digitalization. It is also evident electrification has not progressed in the same way for all stakeholders. Some customers are not ready to take advantage of electronic service opportunities. Also public administration aim is increased expansion of electronic services harmonization.

The results of the thesis show the development area of payroll software. It is important to notice differentiate service offerings to customer companies. There isn’t just one suitable payroll software for all small and mediumsized enterprises. Also the payroll software will need configuration to companysuit.