Palkkakirjanpidon prosessimallinnus ja analysointi : Case Monetra Oy

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli mallintaa palkkakirjanpidonprosessi toimeksiantajayrityksen, oululaisen talous- ja henkilöstöpalveluita tarjoavan palvelukeskus Monetra Oy:n, jo olemassa olevan prosessikaavion pohjalta sekä kehittää opinnäytetyöntekijöiden ammattitaitoa. Mallintamisen avulla organisaatioon kuuluva työntekijä ymmärtää palkkakirjanpidon prosessin kokonaisuutena: mitä se sisältää ja miten se toimii. Tämä puolestaan helpottaa paitsi henkilöstön toimiessa toistensa sijaisina ja uusien työntekijöiden perehdytyksessä, myös toimintojen ja osaprosessien suunnittelussa ja kehittämisessä.

Tutkimusmenetelmäksi valittiin toiminnallinen tapaustutkimus, jossa tutkittiin kohdeyrityksen toimintoja prosessissa. Opinnäytetyön aihetta parhaiten palvelevaksi tiedonkeruumenetelmäksi soveltui laadullinen eli kvalitatiivinen teemahaastattelu, jonka avulla saatiin kerättyä riittävä aineisto palkkakirjanpidon prosessin mallinnusta varten. Aineiston keräämiseksi toteutettiin haastattelututkimus, jolla saatiin nostettua esille sekä toimeksiantajayrityksen johdon että henkilöstön näkökulmia palkkakirjanpidon prosessiin.

Tietopohjana käytetään paitsi alan kirjallisuutta, eri sidosryhmien nettisivuja, toimeksiantajayrityksen sisäisiä lähteitä ja haastattelumateriaalia myös opinnäytetyön tekijöiden omakohtaista kokemusta toimeksiantaja yrityksen palveluksessa. Käytetty kirjallisuus keskittyi olemassa oleviin teorioihin, joita alan ammattilaiset ovat aiheeseen liittyen kirjoittaneet. Prosessikäsitteen merkitystä on tässä työssä avattu prosessijohtamisen, prosessikuvaamisen ja menestystekijöiden avulla.

Opinnäytetyön tavoite, palkkakirjanpidon prosessin mallinnus, saavutettiin hyödyntämällä monipuolisesti kerättyä aineistoa, kirjallisuudella sekä omakohtaista kokemusta tutkimusta suoritettaessa. Tärkeimmäksi kehittämiskohteeksi erityisesti työnkuormituksen ja kustannustehokkuuden näkökulmasta tarkasteltaessa nousi organisaation sähköistäminen manuaalisesta työstä. Toinen merkittävä kehittämiskohde on sisäisten sidosryhmien tiedonkulku ja vuorovaikutustaidot. Haastatteluissa esiinnousseiden asioiden perusteella tämän opinnäytetyön aihetta voisi lähteä jatkamaan ja laajentaa näkökulmaa esimerkiksi laskentatoimeen vertaamalla työhyvinvoinnin kustannuksia henkilöstöresursseihin.

The goal of the thesis was to model the payroll accounting process of a human resource and financial administration service centre Monetra Oy, based in Oulu, Northern Finland, based on their completed process chart and to develop the workmanship of the authors. With the help of the modelling an employee of the organization has better understanding of the payroll accounting process - what it includes and how it works. This will ease the substitutes in the organization and the introduction for the new employees, as well as planning and developing the functions and segment processes. The research method used in the thesis is a functional case study, where the functions of the company during the payroll accounting process are being analyzed. Qualitative theme interview was chosen for collecting the required data for the payroll accounting process modelling. With the interview based research the company would be introduced from the both viewpoints of the management and the personnel concerning the process modeling of payroll accounting. The database of the thesis consists of the experience of the authors working for the company, literature of the industry, the websites of a variety of stakeholders, documents of the company and the material gathered in the interviews. The literature about the existing theory has been gathered from the documents written by the experts of the industry. The relevance of the process concept has been explained with process management, process description and the factors of success. The goal of the thesis, the process modelling was successful with the gathered material, literature and personal experience. From the perspectives of the workload and the cost-efficiency, the most important subject to develop is the digitalization of the manual work in the company. Additional important subjects to develop are the interaction skills and the data flow between the inner stakeholders. The interviews showed that the project can be continued by accounting, with a subject such as comparing the costs of workplace wellness and personnel resources.