Työajan kohdentaminen uutena menettelynä : Menettelyn pilotointi liikenne- ja viestintäministeriössä
Ilpala, Hanna (2016)
Ilpala, Hanna
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605096769
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605096769
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella ja toteuttaa työajan kohdentamisen pilotointi liikenne- ja viestintäministeriössä. Ministeriössä otetaan 1.4.2016 käyttöön valtion yhteinen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä Kieku, jonka yhtenä osana on työajan kohdentaminen toiminnoille. Ministeriössä ei ole aikaisemmin kohdennettu työaikaa. Pilotoinnin tavoitteena oli harjoitella kohdentamista ja siten valmistaa henkilöstöä uuteen menettelyyn ja käyttöönottoon. Lisäksi tavoitteina oli testata käyttöönottoa varten ohjeiden toimivuutta, selvittää lähitukimallin tarvetta ja muotoa sekä tarvitaanko johdolta linjauksia. Koska kyse ei ollut järjestelmätestauksesta, vaan uuden toimintatavan pilotoinnista, valittiin viitekehykseen muutosjohtamisen, muutosvastarinnan sekä motivoinnin teorioita.
Pilotointi toteutettiin kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa testattiin pilotointia varten laadittua kohdennuslomaketta sekä yleisesti pilotointia prosessina yhdellä osastolla. Ensimmäistä vaihetta voidaan pitää ns. nykytilan kartoittamisena, jonka tulosten perusteella suunniteltiin ja toteutettiin toinen vaihe, varsinainen pilotointi. Toinen vaihe suunniteltiin tarkasti huomioiden ensimmäisen vaiheen tulokset. Toiseen vaiheeseen osallistui koko ministeriön henkilökunta.
Kehittämistehtävä toteutettiin toimintatutkimuksena. Tutkimusmenetelmänä oli laadullinen tutkimus ja aineistoa syntyi havainnoimalla, pilotoinnin aikana esitettyjen kysymysten analysoinnilla sekä haastattelemalla. Tutkimuksessa suunniteltiin käytännön toteutus molempiin vaiheisiin, tehtiin johtopäätöksiä sekä tarvittavia muutoksia ja korjauksia pilotoinnin edetessä. Lopuksi laadittiin johdolle loppuraportti tuloksista sekä henkilökunnalle yhteenveto pilotoinnin keskeisistä havainnoista.
Pilotoinnin voidaan sanoa onnistuneen ja osa tavoitteista saavutettiin. Suurin osa henkilökunnasta kohdensi pilotoinnin aikana työaikaa ainakin kerran, joten siltä osin menettely tuli suurimmalle osalle tutuksi. Lähitukea ei pilotoinnissa kaivattu ja ohjeet koettiin toimiviksi. Teoreettinen viitekehys tuki kehittämistehtävän suunnittelua ja toteutusta sekä osoittautui toimivaksi myös vuorovaikutuksessa virkamiesten kanssa.
Pilotointi toteutettiin kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa testattiin pilotointia varten laadittua kohdennuslomaketta sekä yleisesti pilotointia prosessina yhdellä osastolla. Ensimmäistä vaihetta voidaan pitää ns. nykytilan kartoittamisena, jonka tulosten perusteella suunniteltiin ja toteutettiin toinen vaihe, varsinainen pilotointi. Toinen vaihe suunniteltiin tarkasti huomioiden ensimmäisen vaiheen tulokset. Toiseen vaiheeseen osallistui koko ministeriön henkilökunta.
Kehittämistehtävä toteutettiin toimintatutkimuksena. Tutkimusmenetelmänä oli laadullinen tutkimus ja aineistoa syntyi havainnoimalla, pilotoinnin aikana esitettyjen kysymysten analysoinnilla sekä haastattelemalla. Tutkimuksessa suunniteltiin käytännön toteutus molempiin vaiheisiin, tehtiin johtopäätöksiä sekä tarvittavia muutoksia ja korjauksia pilotoinnin edetessä. Lopuksi laadittiin johdolle loppuraportti tuloksista sekä henkilökunnalle yhteenveto pilotoinnin keskeisistä havainnoista.
Pilotoinnin voidaan sanoa onnistuneen ja osa tavoitteista saavutettiin. Suurin osa henkilökunnasta kohdensi pilotoinnin aikana työaikaa ainakin kerran, joten siltä osin menettely tuli suurimmalle osalle tutuksi. Lähitukea ei pilotoinnissa kaivattu ja ohjeet koettiin toimiviksi. Teoreettinen viitekehys tuki kehittämistehtävän suunnittelua ja toteutusta sekä osoittautui toimivaksi myös vuorovaikutuksessa virkamiesten kanssa.