Creating Employee Self-Service Portal Concept

Abstract

The objective of this study was to create employee self-service portal concept for Sofigate. The portal concept consists of two different proposals, which were the main areas, where Sofigate needed to improve in context of employee self-service portals. First proposal produced during this study is service design process for designing and creating user friendly employee self-service portals effectively with the customers. Second proposal is an example employee self-service portal user interface design, which follows usability best practices.

This study was divided into three main sections in order to achieve the goal of creating employee self-service portal successfully.

First, theory related to service design and usability best practices was studied. Conceptual framework was formed based on those best practices.

Secondly, current state analysis was conducted covering the areas of both proposals. Cur-rent state analysis was performed by interviewing four Sofigate project managers, examining internal documentation and by conducting existing customer portal usability assessments.

Finally, new service design process and best practice example employee self-service portal user interface design proposals were formed based on the comparison between the key points of conceptual framework and current state analysis.

As a result of the new employee self-service portal concept that was produced for this thesis, Sofigate can now design and create employee self-service portals more effectively by following predefined steps of the new service design process. Furthermore, they can utilize portal user interface examples, when designing portals with the customers for achieving higher quality in portal usability.

Insinöörityön tavoitteena oli luoda työntekijöiden itsepalveluportaalikonsepti Sofigatelle. Portaalikonsepti koostuu kahdesta erinäisestä ehdotuksesta, mitkä kattavat ne alueet, mitkä ovat haastavia Sofigatelle itsepalveluportaalikontekstissa. Ensimmäinen ehdotus on palvelumuotoiluprosessi, mikä mahdollistaa käyttäjäystävällisten itsepalveluportaalien suunnittelun sekä luomisen tehokkaasti asiakkaan kanssa. Toinen ehdotus on esimerkki käyttöliittymähahmotelma työntekijöiden itsepalveluportaalista, mikä hyödyntää käytettävyyden parhaita käytäntöjä.

Insinöörityö jaettiin kolmeen eri pääosa-alueeseen, jotta tavoite työntekijöiden itsepalveluportaalien konseptoinnista saavutettaisiin.

Ensin teoriaa liittyen palvelumuotoiluun sekä käytettävyyden parhaisiin käytäntöihin opiskeltiin. Teoreettinen viitekehys muodostettiin perustuen edellä mainittuihin parhaisiin käytäntöihin.

Toiseksi suoritettiin nykytila-analyysi, mikä kattoi molempien ehdotusten osa-alueet. Nykytila-analyysi suoritettiin haastattelemalla neljää eri Sofigaten projektipäällikköä, tutkimalla yrityksen sisäistä dokumentaatiota sekä suorittamalla Sofigaten nykyisille asiakkaille itsepalveluportaaliarviointeja arvioiden erilaisten portaalien elementtien käytettävyyttä.

Lopuksi uusi palvelumuotoiluprosessi sekä käytettävyyden parhaisiin käytäntöihin nojaava työntekijöiden itsepalveluportaalin käyttöliittymähahmotelma muodostettiin vertailemalla teoreettisen viitekehyksen sekä nykytila-analyysin välisiä keskeisimpiä huomioita.

Uuden työntekijöiden itsepalveluportaalikonseptin tuloksena, Sofigate voi suunnitella sekä luoda itsepalveluportaaleja entistä tehokkaammin seuraamalla uuden palvelumuotoiluprosessin ennalta määriteltyjä vaiheita. Lisäksi he voivat hyödyntää portaalin käyttöliittymähahmotelmaa suunnitellessa portaaleja asiakkaiden kanssa. Tämä mahdollistaa korkeamman laadun portaalin käytettävyydessä.