ERP-järjestelmän käyttöönottosuunnitelman laatiminen Destia Oy:lle

Abstract

Opinnäytetyön päätavoitteena oli laatia Destia Oy:lle käyttönottosuunnitelma Fujitsu C7 ERP-järjestelmää varten. ERP-järjestelmän hankinta oli osa VOIMA-hanketta, jonka myötä Destiassa otettiin käyttöön uusia talouden ja raportoinnin ohjelmistoja. Opinnäytetyössä raportoitiin suunnitelman laatimisen lisäksi henkilöstön kokemukset koulutuksista ja valmisteluista käyttöönottovalmiuden saavuttamiseksi.

Aluksi tutustuttiin kirjallisuus- ja verrokkitutkimuksiin, joiden perusteella laadittiin Destian kahdeksalle ja Fujitsun kahdelle työntekijälle puolistrukturoidut haastattelut. Tehdyn tutkimuksen perusteella laadittiin käyttöönottosuunnitelman ensimmäinen version. Palautekeskustelun jälkeen tehtiin opinnäytetyön lopputuotte, käyttöönottosuunnitelma, ja sen hyväksyivät VOIMA-hankkeen vastuuhenkilöt. Tutkimuksen perusteella tärkeimmiksi käyttöönottoa edistäviksi tekijöiksi osoittautuivat johtaminen, käyttöönoton suunnitelmallisuus, koulutus ja tiedottaminen. Destian henkilöstön haastattelujen tulokset eivät merkittävästi poikenneet Fujitsun henkilöstön haastattelujen tuloksista ja lähdekirjallisuuden havainnoista.

Käyttöönottovalmiuden saavuttamiseksi Destiassa järjestettiin VOIMA-hankkeen koulutukset kahdessa osassa. Ensin koulutettiin tarjouslaskentaa tekevät henkilöt, jotka alkoivat käyttää ohjelmaa vuoden 2016 alusta. Loput käyttäjät koulutettiin maalis- ja huhtikuun 2016 aikana. Käyttöönotossa epäonnistui ongelmiin varautuminen, sillä ohjelmisto toimi epävarmasti koulutuksissa ja koulutusten jälkeisten haastettelujen perusteella koulutus olisi pitänyt jakaa useampaan osaan. Tulevat käyttäjät eivät myöskään olleet erityisen vakuuttuneita ohjelmiston soveltuvuudesta heidän tarpeisiinsa ensikokemuksen perusteella.

Opinnäytetyön päätavoite saavutettiin, mutta ohjelmistoa ei ole voitu ottaa käyttöön teknisten ongelmien vuoksi opinnäytetyön laatimisen aikana. Kehitysehdotuksina ehdotettiin, että henkilöesimiehen roolia olisi kasvatettu käyttöönoton edistäjänä. Koulutukset olisi voitu pilkkoa useampaan osaan ja lisäksi hankkeelle olisi voitu varata vielä enemmän resursseja. Käyttöohje tulee laatia seuraavissa ohjelmistoprojekteissa ennen koulutuksia.

Abstract The objective of this thesis was to design an implementation plan for Destia Ltd.´s new enterprise resource planning system (ERP) as part of their VOIMA project and financial reporting system renewal. The thesis also included a report on Destia personnel´s evaluation of the ERP system implementation.

The thesis process started with a literature overview, which was used as a guideline in creating interviews to Destia and Fujitsu personnel. After the interviews, a preliminary version of the implementation plan was created and it was presented to the management of the VOIMA project. The feedback from the management guided the creation of the final version. The implementation plan was accepted by Destia at the end of 2014.

The company’s tender operatives were trained first and the rest of the users during March and April of 2016. To ensure controlled implementation, the tender calculation module of the ERP system was started first, i.e. at the beginning of 2016. The rest of the modules and integration programs were supposed to start after the first quarter of the year 2016. According to the interviews carried out after the training session, the personnel thought that the preparations for possible problems during the training were poorly done and they did not find the program to be reliable. Athough the training was split into two parts, the personnel felt that there was too much information in too little time. Based on the experiences after the training and implementation preparations, the personnel did not find the program beneficial to their work

In result, the thesis project was succesful and the implementation plan was presented to and accepted by Destia. It was found out that the management, training of program usage, well designed implementation process and information about the program and changes were the most important factors supporting the implementation. It was proposed that in the future projects the training sessions be shorter. More resources should also be allocated for the project. In addition, the user manuals of the program should be available for the users before the training.