Epäsuorien hankintojen kehittäminen : Case Rudus Oy

Abstract

Kehittämistehtävä tehtiin Rudus Oy:lle, joka on osa kansainvälistä CRH-konsernia. Kehittämistehtävän tavoitteena oli epäsuorien hankintojen hankintaprosessin kehittäminen kohdeorganisaatiossa. Epäsuorien hankintojen prosessin kehittäminen oli tärkeää, koska prosessi oli tehoton ja epäselvä.

Kehittämistehtävä toteutettiin toimintatutkimuksena. Tutkimuksessa käytettiin sekä määrällisiä että laadullisia tutkimusmenetelmiä ja -mittareita. Kehittämistehtävässä käytettiin viitekehyksenä prosessin kehittämisen sekä oppimisen teorioita.

Nykytila-analyysin perusteella päätettiin, miten epäsuoriin hankintoihin kuuluvan IT-laitteiden ja tarvikkeiden hankintaprosessia kannattaisi kehittää. Kehittämistehtävässä luotiin uudenlainen toimintamalli käytössä olevia tietojärjestelmiä tehokkaasti hyödyntäen. Järjestelmään tehtiin liittymä toimittajan verkkokauppaan, jolloin tilattavat nimikkeet ja niiden varastosaldot ovat jatkuvasti ajan tasalla. Myös ohjeistuksia päivitettiin ja luotiin uudenlainen koulutustapa oppimisen tehostamiseksi.

Kehittämishankkeen seurantajakson aikana havaitut tulokset osoittavat, että IT-laitteiden ja tarvikkeiden hankintaprosessi on tehostunut. Tiedot on läpinäkyvästi saatavilla järjestelmästä, hankinnat on hyväksytetty etukäteen, kirjalliset tilaukset on toimitettu toimittajille ja tuotteiden vastaanotot kuitattu järjestelmään. Suuri osa laskuista on mennyt automaattisen prosessin läpi suoraan maksuun.

Yhtenä pitkän aikavälin tavoitteena olikin luoda prosessi, jota voidaan laajentaa myös muihin hankintakategorioihin. Nyt luotua prosessia on mahdollista ja suositeltavaa laajentaa koskemaan muitakin epäsuoria hankintoja. Jatkokehityksenä kehittämistehtävälle, pidän tärkeänä toimituskulujen prosessin kehittämistä niin, että toimituskulut voidaan käsitellä automaattisesti yhdessä tilaukseen kohdistuvan laskun kanssa.

This thesis was prepared for Rudus Oy, which is part of the CRH Group. The aim of this project was to develop the indirect procurement sourcing process in the target organisation. It was important to develop and improve the indirect procurement sourcing process as it was considered ineffective, inefficient and lacked clarity. The process was effectively redundant.

The research approach was action research. Both quantitative and qualitative research methods and metrics have been used in this thesis. This development project was used as a reference framework for the development process as well as theories of learning.

The outcome of the existing analysis decided how the indirect procurement of IT accessory purchasing process was to be developed. The development project offered practical possibilities and created a new kind of approach to existing systems. A new supplier online shop interface was constructed, the revised system guidelines were updated and a new multimedia based training method format was created to enhance learning.

The observed results of this development project during the monitoring period revealed that the IT accessory purchasing process within Rudus has become more efficient and effective. Amongst the visible efficiencies and improved effectiveness are ensuring continuous real-time price and product information, keeping the product catalogue and stock levels automatically up to date, creating greater transparency of information and advanced approval in written orders. The majority of invoices are now going through an automated process directly as a result of this study.

One of the long-term objectives of the development project was to create a process that can be rolled out to other indirect procurement sourcing categories. This objective has now been achieved and it is now possible to roll out to other categories as the processes are now in situ. Recommended ideas for further study and development include increased clarity in the guidelines relating to the delivery cost process i.e. further streamlining of the delivery cost automation process through embedded delivery costs.