Selvitys huoltosopimukseen liittyvien päivystyskäyntien kustannusten vähentämiseksi ISS Palvelut Oy:lle

Abstract

Työssä tutkitaan 2015 tammikuussa alkaneeseen, ISS Palvelut Oy:n ja asiakkaan väliseen huoltosopimukseen kuuluvia hälytysluontoisia työtilauksia. Työtilauksien suuri määrä on nostanut huoltosopimuksen kustannukset niin korkeiksi, että huoltosopimus tuottaa häviötä. Tavoitteena tutkimuksella on löytää keinoja työtilausten kustannusten vähentämiseksi.

Työ aloitettiin keräämällä ja analysoimalla työtilauksia ajanjaksolta 31.12.2014–31.7.2015. Työtilauksista etsittiin toistuvia vikoja, jotka korjaamalla voitaisiin vähentää kalliiden päivystyskäyntien määrää. Yksittäisiä laitteita, joissa vikoja oli, löytyi kuitenkin hyvin vähän suhteessa päivystyskäyntien määrään. Työtilauksista kerättiin neljä suurinta hälytyksiä aiheuttanutta laite-/vikatyyppiä, joiden osuus oli noin 51 % kaikista työtilauksista. Näitä olivat jäähdytyslaitteet, pakastinlaitteet, ilmanvaihtokoneiden jäätymisvaaratermostaatit ja palovaroituslaitteet. Yksittäisten laitteiden suuren määrän vuoksi työssä keskityttiin selvittämään mahdollisia syitä ja ratkaisuja edellä mainittujen laitteiden vikoihin teoreettisella tasolla. Lisäksi tutkittiin mahdollisia organisaatiomuutoksia, joilla huoltosopimuksen kustannuksia voitaisiin madaltaa.

Hälytysluonteisia työtilauksia voitaisiin todennäköisesti vähentää huomattavasti huoltamalla edellä mainittujen laitteiden automatiikka. Huoltosopimuksen luonteesta johtuen olisi tärkeää saada huoltotyöt niputettua yksittäisen laitteen huoltoa suuremmiksi kokonaisuuksiksi ja tehdä niistä asiakkaan kanssa huoltosopimuksen ulkopuoliset sopimukset. Säästöjä voitaisiin myös tehdä siirtämällä päivystys LVI- ja automaatioasentajilta kiinteistönhoitajille, joiden päivystyskustannukset ovat huomattavasti matalammat.

The subject for this thesis is to find ways to reduce on-call duty expenses of the maintenance contract for ISS Palvelut Oy. The amount of the on-call duty expenses have become so high that the contract is making losses. The maintenance contract has been in effect since January of 2015.

Work began with gathering and analyzing the on-call duty reports from time span of 31.12.2014-31.7.2015. Reports were examined for devices with recurring alarm notices, for to repair and therefore reduce the future expenses of maintenance contract. There were only few occurrences of recurring alarm notices and the volumes per device were not substantial enough to warrant deeper examination to single devices. Patterns were still found and the focus was put on to 4 device types with 51 % share of all the alarm notices. Device types were cooling systems, refrigeration devices, frost protection thermostats and fire alarm systems. These systems and devices were researched to find solutions to reduce the quantity of alarm notices. Research was done theoretically since the quantity of the devices was plentiful. In addition, organizational changes to lower the expense of the maintenance contract were investigated.

Maintenance and repair of automation systems of real estates would reduce the alarm notices and therefore the expenses of on-call duty significantly. Regarding the characteristics of the maintenance contract the repair work should be bundled in to bigger complexes against single device. Savings could be made in addition by handing the on-call duty to real estate managers from the automation- and HVAC-mechanics, since the on-call duty expenses of real estate managers are considerably lower.