Rakennustuotteiden asiakirjavalvontaprosessin kehittäminen

Abstract

Tämä kehittämistehtävä toteutettiin Turvallisuus- ja kemikaaliviraston (Tukes) Pelastustoimen laitteet ja rakennustuotteet-ryhmässä. Kehittämistehtävän tavoitteena oli kehittää rakennustuotteiden asiakirjavalvontaprosessia siten, että valvonnan tehokkuus ja asiakaslähtöisyys paranee merkittävästi ja mitattavasti.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin toimintatutkimusta, jossa toteutettiin kolme kehittämissykliä. Kehittämistehtävän yleisenä tutkimusmenetelmänä käytettävää toimintatutkimusta täydennettiin asiakirjavalvontaprosessin kehittämiseen sopivilla lähestymistavoilla. Käytetyt lähestymistavat olivat liiketoimintaprosessin uudelleen suunnittelu (re-engineering) ja Lean-ajattelun asiakaslähtöiset periaatteet.

Nykytila-analyysissä selvitettiin seuraavat asiat: rakennustuotteiden säädös- ja standardisointitilanne, toimintatutkimuksen kohderyhmät, rakennustuotteiden asiakirjavalvonnan nykyiset toimintamallit sekä markkinavalvontarekisterin (Marek) kehittämistarpeet. Tiedonhankintamenetelminä käytettiin laadullisia menetelmiä.

Kehittämissykleissä määritettiin rakennustuotteiden asiakirjavalvontaan täysin uusi toimintatapa. Asiakirjavalvontaprosessi jaettiin kahteen eri vaativuustasoon käytettävän valvontatarkkuuden perusteella. Asiakirjavalvontaan kehitettiin palvelukeskusmalli, jolla pyrittiin edistämään asiakirjavalvontaprosessin virtausta sekä Tukesin ryhmien ja yksiköiden sisällä että niiden välillä. Asiakirjavalvontaprosessin arvovirta määritettiin virtauskaavioiden avulla ja virtausta edistettiin prosessin pullonkauloja laajentamalla.

Kehittämistehtävän tuloksena asiakirjavalvontaprosessin tehokkuus parani merkittävästi. Asiakirjavalvontaprosessin tehtävät ja vaiheet dokumentoitiin. Asiakirjavalvontaa varten kehitettiin valvontalomake, jolla suoritettiin varsinaisen valvontatyön lisäksi myös raportointi.

Prosessikehityksen onnistumisen mittaamiseen käytetyistä mittareista saatiin pääosin objektiivista, yksiselitteistä numeerista tietoa, jonka perusteella kehittämistehtävän onnistuminen pystyttiin arvioimaan luotettavasti.

The development task described in the current thesis was carried out in the Rescue Service Equipment and Construction Products Unit of the Finnish Safety and Chemicals Agency (Tukes). The aim of the task was to enhance the document surveillance process of the construction products to achieve a significant and measurable improvement of efficiency and customer orientation.

The development task was carried out as an action research including three development cycles. The action research used in the development task as a general research method was completed with methodological approaches suitable for the development of the document surveillance process. The approaches used were the re-engineering and customer-oriented principles of Lean thinking.

The current state analysis included an examination of the following issues: state of legislation and standardisation of construction products, action research target groups, current process models for document surveillance and development needs for the Tukes Market Surveillance Database (Marek). For acquiring information, qualitative research methods were used.

In the development cycles, a completely new approach was determined for the construction products document surveillance process. The process was divided into two complexity levels based on surveillance precision. A service centre model was developed with the aim to promote the document surveillance process flow both within and between Tukes's organisation units and departments. The value stream of the document surveillance process was determined by means of flow sheets, and the flow was enhanced by expanding the bottlenecks in the process.

As the result of the development task, the document surveillance process saw a notable improvement of efficiency. The tasks and steps in the document surveillance process were documented. For the document surveillance, a new fill-in form was developed for the purpose of both the document surveillance and the related results reporting.

The indicators used to measure the success of the development task generated predominantly objective and explicit numeric data, making it possible to estimate the success of the development task on a most reliable basis.