Teollisuusyrityksen inventointiprosessin kehittäminen

Abstract

Tämä opinnäytetyö on laadullinen tutkimus, joka käsittelee varastonhallintaa ja varastontarkastusta eli inventointia. Se tehdään toimeksiantona eräälle kansainvälisen yhtymän yksikölle. Inventoinnissa vertaillaan varastokirjanpidon osoittamia ja fyysisesti varastoissa olevien, laskettujen materiaalien määriä. Sen avulla pystytään erittelemään vaihtoomaisuuden eli varaston arvo tilinpäätökseen sekä varmistamaan varastokirjanpidon todenmukaisuus. Luotettavan varastokirjanpidon avulla tuetaan tilaus-toimitusprosessin toimintaa. Se edesauttaa oikea-aikaisen tiedon saamisessa, jotta voidaan turvata tarvittavien materiaalien saanti valmistukseen oikea-aikaisesti. Työn aluksi käsitellään vaihto-omaisuuteen ja varastonhallintaan liittyvää teoreettista viitekehystä sekä esitellään muutamia varastonhallinnan ja -tarkastuksen menetelmiä. Empiirinen tutkimus kuvaa toimeksiantajayksikön nykyistä prosessia ja esittelee erilaisia toimenpiteitä sen kehittämiseksi. Empiirisinä aineistonkeruumenetelminä ovat osallistuva havainnointi ja teemahaastattelu. Toimeksiantajayksikön haasteena on valitun liiketoimintamallin erikoistuneisuus. Tarjonnan ja toimituskyvyn varmistamiseksi varastoidaan materiaaleja, ja se johtaa suuriin varastomääriin. Vaikka toimeksiantajayksikön inventointiprosessia on kehitetty tutkimukseni aikana, kehittämistä on edelleen prosessin aikataulun hallinnassa, organisaation sitoutumisessa ja varastokirjanpidon hallinnassa. Varastokirjapidon virheiden takia inventointisuunnitelma on altis muutoksille, esimerkiksi prosessin vaatima työaika voi moninkertaistua. Tämä puolestaan heikentää prosessin ennustettavuutta ja henkilöstön sitoutumista siihen. Jokaisen toimeksiantajayksikön henkilöstön tulisi ymmärtää vastuunsa varastokirjapidon luotettavuudesta, koska se on täysin riippuvainen henkilöstön oikeasta toiminnasta.

This thesis is a qualitative study focusing on inventory management and inventory counting. This assignment was received from a business unit which is part of an international corporate. In inventory counting physically counted amount of SKU (stock keeping unit) is compared to the stock book-keeping figure. With this methodology the current inventory amounts can be verified in the stock book-keeping as well as they can be evaluated in the assets of the balance sheet. Inventory counting supports also the order-delivery-process by securing the right and timely information in the material flow. First the selected theoretical concepts of inventory management and inventory counting methods were covered. In the empirical study the current inventory process of the client unit and different ways to improve it were described. Methods used in collecting data were the participant observation and semi-structured interviews. The client unit’s business model is service-oriented. Stock keeping is vital for it and that leads to high amount of the total inventory. Even though there have been some improvements in the client unit’s inventory counting process during this study still the management of the process schedule, the poor commitment to the process and the inadequate stock book-keeping were causing challenges. The client firm’s inventory counting process is prone to change, for example the inventory counting process may take a longer time because of errors in the stock book-keeping. This leads to poor predictability for the process and commitment to its execution. Every member of the organization should understand the responsibility they have in reliable stock book-keeping.