Suunnittelupalveluhankintojen puitejärjestelyn kehittäminen julkisella sektorilla

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on suunnittelupalveluhankintojen kehittäminen. Kohdeorganisaationa toimii Helsingin kaupungin kaupunkisuunnitteluvirasto. Kehittämishankkeessa suunniteltiin ja toteutettiin puitejärjestelyn kilpailutusprosessi, jonka kohteena ovat liikennesuunnittelun asiantuntijapalvelut. Hankkeen tavoitteena oli hankintaprosessien nopeuttaminen ja sujuvoittaminen.

Kehittämishanke toteutettiin toimintatutkimuksena. Aluksi tehtiin hankintojen nykytilan kartoitus, jossa ABC-analyysin ja hankintojen portfolioanalyysin avulla tarkasteltiin ja luokiteltiin kohdeorganisaation suunnittelupalveluhankintoja. Kehittämishankkeesta tehtiin myös SWOT-analyysi. Nykytila-analyysin tulosten perusteella opinnäytetyö rajattiin kattamaan pysäköinnin kehittämisen asiantuntijapalvelut.

Viitekehyksen opinnäytetyölle muodostavat hankintatoimen johtamisen teoria ja julkisia hankintoja säätelevä laki julkisista hankinnoista sekä kohdeorganisaation sisäiset, hankintoja koskevat ohjeistukset.

Tarjouskilpailun pisteytysmenetelmäksi valikoitui Helsingin yliopiston matematiikan ja tilastotieteen laitoksella kehitetty arviointimenetelmä, joka perustuu tarjousten hinta- ja laatupisteiden keskihajonnan standardointiin. Menetelmän on kehittänyt Risto Hiltunen pro gradu -tutkielmanaan.

Kehittämishankkeen tuloksena tehtiin hankintapäätös kaksivuotisesta puitesopimuksesta neljän sopimustoimittajista kanssa. Sopimusta on mahdollista jatkaa alkuperäisen sopimuskauden päätyttyä kahdella lisävuodella.

Puitejärjestelyllä hankintaprosessia saatiin nopeutettua ja sujuvoitettua merkittävästi niiden palvelujen osalta, jotka puitesopimus kattaa. Prosessin laskennallista läpimenoaikaa saatiin lyhennettyä noin kolmesta kuukaudesta arviolta noin kahteen viikkoon.

The purpose of the thesis was to create a tendering process for a framework agreement of the engineering service contracts. The case organization is the Helsinki City Planning Department. The development project focused on the planning and implementation of the framework agreement of the traffic planning department's engineering services. The aim was to expedite and streamline the process of the procurements.

The development project was carried out as an action research. The project was launched by the current state analysis of procurement, where the procurements of the previous years were classified and analyzed with the ABC analysis, the portfolio analysis, and the SWOT analysis. On the basis of the results, the implementation was limited only to parking planning engineering services.

The theoretical framework of the thesis was based on theories of strategic development of procurements well as the public procurement law and regulations and the internal operating procedures of the City of Helsinki.

The method of evaluating the price and quality comparison of the tenders is based on the method that is developed as a Master's Thesis of Risto Hiltunen at the University of Helsinki in year 2007.

The result of the development project is the two-year framework contract with four suppliers. When the original framework agreement time expires, it is possible to continue the agreement with another two years.

The framework agreement provides a significantly expedited and streamlined procurement process for the limited part of the case organization's procurements, which was piloted on the thesis. The process lead time was shortened from about three months to about two weeks.