Saatavuuskyselyn kehittäminen Cinia Oy:lle

Abstract

Tämä kehittämistehtävä tehtiin Cinia Oy:n DIS- yksikölle (Digital Infrastructure Services). DIS- yksikkö koostuu Myynnin tuesta, Asiakasratkaisuista sekä Palveluhallinnasta. Cinia konserni koostuu emoyhtiöstä Cinia Group Oy:stä sekä tytäryhtiöistä Cinia One Oy, Cinia Cloud Oy ja Kilosoft Oy. Kehittämistehtävän tavoitteena oli tuottaa työkalu saatavuus-kyselyiden nopeuttamiseksi sekä toimintatapa, jotta historiatiedot ovat jatkossa käytettävissä.

Tutkimus suoritettiin toimintatutkimuksena ja käytettiin sekä laadullisia että määrällisiä tutkimusmenetelmiä ja -mittareita. Kehittämistehtävässä käytetyt teoriat perustuivat projektin, prosessin, muutos ja muutoshallinnan sekä viestinnän teorioihin.

Saatavuuskyselyn haasteet oli tunnistettu jo aiemmin, joten nykytila-analyysin perusteella tarkennettiin, mihin toimenpiteisiin tuli keskittyä, selvittää ja toteuttaa. Kehittämistehtävässä luotiin uusi Extranet-lomake työkaluksi, jolla pystyttiin varmistamaan tietojen tallennus. Toimintamallia muutettiin vain ohjeistamalla käyttämään lomaketta. Toimintamuutokset viestitettiin asianosaisille ennen uuden toimintamallin käyttöönottoa.

Seurantajakson aikana suoritetun kyselyn tulokset osoittivat, että tiedonkulku oli selkeytynyt ja täsmentynyt sekä työkalun käyttö oli nopeuttanut kyselyiden käsittelyä. Historiatiedot olivat jälkikäteen käytettävissä, joten työkalun käyttö paransi myös kustannustehokkuutta.

Kehitystehtävän aikana havaitut jatkokehittämiskohteet tuotetaan erillisinä projekteina. Kehityskohteet koostuivat pääasiassa käyttäjäystävällisyyden parantamiseen sekä lomakkeen laajempaan käyttöön.

This development task was made for Cinia Ltd unit DIS (Digital Infrastructure Services). DIS unit consists of sales support, customer solutions and service management. Cinia Group comprises the parent company Cinia Group Ltd and its subsidiaries Cinia One Ltd, Cinia Cloud Ltd and Kilosoft Ltd. The aim of the development project was to produce a tool to speed up the availability inquiries and to bring the history of data available.

The study was conducted as an action research. Both qualitative and quantitative research methods and metrics were used. Used theories were based on project management, pro-cess, change and change management as well communication theories.

Challenges of the availability inquiry were identified in the past, so the primary basis of the current state analysis was to specify what tasks should to be focused on, sorted out and implemented. A new form was created to Extranet. This made possible to ensure that the information will be recorded for later use.

The results of the survey showed that the flow of information was clarified and specified as well as the use of the tool was speeded up the processing of inquiries. As the history data is available for later use the tool also improved cost efficiency.

Development tasks will be produced via separate projects in future. Development tasks consisted mainly of improving the user-friendliness as well as wider use of form.