Developing a More Efficient After Sales Process

Abstract

Globalization, the evolution of information networks, increased mobility and many other factors have caused fundamental changes in organizations’ operating environment. In order to respond effectively to new challenges it is important that daily operations are run smoothly and efficiently. The aim of this thesis was to examine ABB Oy Transformer’s after sales processes and to find out the challenges in order to make the processes stable and more efficient. The theoretical framework was built around process development. To be able to understand process development, the starting point of the theoretical framework was process and its description. After that process development and its phases were explained. Also, process modelling and continuous improvement were emphasized as they are important elements in process development. During this study several problems in the existing process descriptions were found. The biggest problems were related to information flow and lack of clear practices. As after sales resources were limited it was important to streamline processes as much as possible. Within this study new process descriptions were carried out in order to clarify process flows. New processes were introduced in 2013 but they require continuous improvement. When necessary the process descriptions and the existing practices should be updated.

Globalisaatio, tietoverkkojen kehitys, lisääntynyt liikkuvuus sekä monet muut tekijät ovat muuttaneet merkittävästi organisaatioiden toimintaympäristöä vuosien saatossa. Jotta uusiin haasteisiin voidaan vastata tehokkaasti, tulee päivittäisen tekemisen olla sujuvaa ja tehokasta. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on kartoittaa ABB Oy Muuntajien jälkimarkkinointiprosesseja sekä niissä esiintyviä haasteita, jotta nykyisiä prosesseja voidaan tehostaa ja tehdä niistä vakaampia. Teoreettinen viitekehys rakentui prosessin kehittämisen ympärille. Prosessin kehittämisen lähtökodaksi tarkentui itse prosessi ja sen määritelmä, josta oli luontevaa jatkaa prosessin kehittämiseen ja sen eri vaiheisiin. Lisäksi korostui prosessin mallintaminen ja jatkuva parantaminen, jotka ovat tärkeä osa prosessin kehittämistä. Tutkimuksen aikana paljastui useita ongelmakohtia. Suurimmat ongelmat liittyivät tiedonkulkuun sekä selkeiden toimintamallien puuttumiseen, joka puolestaan aiheutti epävakautta prosessissa. Koska jälkimarkkinoinnin resurssit ovat rajalliset, oli erityisen tärkeää keventää prosesseja mahdollisuuksien mukaan. Tämän työn puitteissa tehtiin uudet prosessikuvaukset, joilla pyrittiin selkeyttämään prosesseja. Uudet prosessit otettiin käyttöön vuonna 2013, mutta parhaan hyödyn saamiseksi ne vaativat jatkuvaa parantamista. Prosessinkuvauksia tulisi jatkossa päivittää tarpeen mukaan ja muuttaa tarvittaessa olemassa olevia käytäntöjä.