Isännöitsijätoimiston asiakirjaprosessin tehostaminen
Luostarinen, Susanna (2016)
Luostarinen, Susanna
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016090714080
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016090714080
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö oli toimeksianto, jonka tarkoitus oli selvittää isännöitsijäyritykselle verkkokaupan perustamista asiakirjojen tilausta varten. Isännöitsijätoimiston palkkaa taloyhtiön hallitus, ja toimiston tehtävänä on tuottaa palvelua, joka sisältää muun muassa talouden ylläpitoa ja rakennuksien kunnossapitoa. Isännöitsijä on asunto-osakeyhtiön toimitusjohtaja, joka vastaa operatiivisesta toiminnasta. Hänen tehtävänä on hallinnoida asunto-osakeyhtiön osakeluetteloita ja ylläpitää rekistereitä, joiden pohjalta dokumentteja luovutetaan tarvittaessa tilaajalle. Osakas tai osakkaan valtuuttama henkilö voi tilata osakeluettelomerkittyyn huoneistoon oikeuttavia asiakirjoja tai dokumentteja. Nämä asiakirjat tai dokumentit ovat valtaosin osakkaiden ja välittäjien tilaamia isännöitsijäntodistuksia ja muita liitteitä asunnon myyntiä varten.
Asiakirjojen tilaaminen verkkokaupan kautta ei ole uusi ilmiö, ja ne ovat varsin tuttu kauppapaikka kuluttajille. Verkkokauppapalvelua tarjoaa tänä päivänä myös viranomaiset, PRH ja julkishallinto. Asiakirja on varsin helppo tuote verkkokaupan perustamiselle, koska tuotteena se on varsin yksinkertainen. Asiakirjoja hallinnoidaan sähköisesti. Se ei ole tavaraa, ja siksi se ei vaadi varastointia tai logistisia ratkaisuja yritykseltä. Isännöitsijäyrityksen tulee ennen kaikkea panostaa asiakaspalveluun, ohjata asiakirjatilaajat verkkokauppaan, ilmoittaa tarpeellinen tuoteinformaatio verkkosivustolla ja tehdä verkkokaupasta kuluttajalle turvallinen, jotta asiointi olisi asiakkaalle mieluista. Verkkokaupan ei tarvitse olla yritykselle kallis ja monimutkainen toiminto, vaan se pitää enemmin nähdä osana monikanavaista ja laadukasta palvelua. Verkkokauppaa perustaessa ei vain keskitytä yhteen prosessiin, vaan sen myötä yrityksen tulisi tarkistaa ja tarvittaessa kehittää myös muita prosesseja.
Ennen kaikkea verkkokaupan hyötynä on asiakkaan omatoimisuus, jolloin yrityksen henkilökunta säästää aikaa tilausprosessissa. Tilauksen vastaanottajan ei tarvitse entiseen tapaan perustaa uutta tilaajaa ERP-järjestelmän asiakasrekisteriin. Asiakasta ei tarvitse laskuttaa ja lisäksi odottaa myyntisuorituksen kirjautumista yrityksen pankkitilille, vaan asiakas täyttää omat tietonsa ja maksaa tilauksen samalla kertaa verkkokaupassa asioimalla. Tähän asti isännöitsijätoimiston asiakirjatilauksia on tullut eniten perinteistä tilauskanavaa pitkin puhelimella, asiakkaan asioimisella toimistossa tai sähköpostilla. Verkkokauppa olisi uusi sähköinen asiointikanava, joka on isännöintialalla vielä harvinainen palvelu. Verkkokauppa tavoittaa asiakkaat ajasta ja paikasta riippumatta.
Asiakirjojen tilaaminen verkkokaupan kautta ei ole uusi ilmiö, ja ne ovat varsin tuttu kauppapaikka kuluttajille. Verkkokauppapalvelua tarjoaa tänä päivänä myös viranomaiset, PRH ja julkishallinto. Asiakirja on varsin helppo tuote verkkokaupan perustamiselle, koska tuotteena se on varsin yksinkertainen. Asiakirjoja hallinnoidaan sähköisesti. Se ei ole tavaraa, ja siksi se ei vaadi varastointia tai logistisia ratkaisuja yritykseltä. Isännöitsijäyrityksen tulee ennen kaikkea panostaa asiakaspalveluun, ohjata asiakirjatilaajat verkkokauppaan, ilmoittaa tarpeellinen tuoteinformaatio verkkosivustolla ja tehdä verkkokaupasta kuluttajalle turvallinen, jotta asiointi olisi asiakkaalle mieluista. Verkkokaupan ei tarvitse olla yritykselle kallis ja monimutkainen toiminto, vaan se pitää enemmin nähdä osana monikanavaista ja laadukasta palvelua. Verkkokauppaa perustaessa ei vain keskitytä yhteen prosessiin, vaan sen myötä yrityksen tulisi tarkistaa ja tarvittaessa kehittää myös muita prosesseja.
Ennen kaikkea verkkokaupan hyötynä on asiakkaan omatoimisuus, jolloin yrityksen henkilökunta säästää aikaa tilausprosessissa. Tilauksen vastaanottajan ei tarvitse entiseen tapaan perustaa uutta tilaajaa ERP-järjestelmän asiakasrekisteriin. Asiakasta ei tarvitse laskuttaa ja lisäksi odottaa myyntisuorituksen kirjautumista yrityksen pankkitilille, vaan asiakas täyttää omat tietonsa ja maksaa tilauksen samalla kertaa verkkokaupassa asioimalla. Tähän asti isännöitsijätoimiston asiakirjatilauksia on tullut eniten perinteistä tilauskanavaa pitkin puhelimella, asiakkaan asioimisella toimistossa tai sähköpostilla. Verkkokauppa olisi uusi sähköinen asiointikanava, joka on isännöintialalla vielä harvinainen palvelu. Verkkokauppa tavoittaa asiakkaat ajasta ja paikasta riippumatta.