Kata-kehittämistyökalun käyttöönottokokemuksia HUSLAB Meilahden patologian laboratoriosta

Abstract

Leanin tarkoituksena on kehittää toimintaa poistamalla hukkaa. Kata-kehittämistyökalu on yksi Leanin menetelmä, jonka avulla tähdätään luovaan työskentelyyn sekä työprosessin, työhyvinvoinnin ja laadun jatkuvaan parantamiseen. Esimiehet ja työntekijät käyttävät Kata-kehittämistyökalua yhteistyössä työympäristön laadun ja kustannustehokkuuden lisäämiseksi. HUSLABissa tapahtui organisaatiouudistus vuoden 2016 alussa. Tässä yhteydessä otettiin käyttöön päivittäisjohtaminen, jossa sovellettiin Kata-kehittämistyökalu.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia HUSLAB Meilahden patologian laboratorion henkilökunnan kokemuksia Kata-kehittämistyökalun käyttöönotosta. Opinnäytetyön tavoite oli Kata-kehittämistyökalun käyttöönoton edistäminen HUSLAB Meilahden patologian laboratoriossa. Opinnäyteyön tutkimustehtävät olivat: 1. Miten Kata-valmentaja, Kata-vetäjä sekä Kata-ideointiryhmä perehdytettiin Kata-kehittämistyökaluun ja sen käyttöön? 2. Miten Kata-kehittämistyökalua käytettiin HUSLAB Meilahden patologian laboratorion arjessa? 3. Minkälainen merkitys Kata-valmentajan, Kata-vetäjien ja Kata-ideointiryhmän mielestä Kata-kehittämistyökalun käytöllä oli HUSLAB Meilahden patologian laboratoriolle?

Tutkimus oli kvalitatiivinen. Aineiston keruu tapahtui ryhmä- ja yksilöhaastatteluina. Haastattelut toteutettiin tietoperustasta nousevien teemojen avulla: Perehdytys, Kata-kehittämistyökalun käyttö ja käytön merkitys. Teemat ohjasivat tutkimustehtävien laatimista. Aineisto analysoitiin teorialähtöisellä sisällönanalyysitekniikalla.

Haastateltavien mukaan Kata-valmentajan sekä Kata-vetäjien perehdytyksessä oli onnistuttu. Kata-ideointiryhmäläisten kohdalla perehdytys oli jäänyt vähäiseksi ja tämä johti väärinymmärryksiin Kata-kehittämistyökalun käytöstä ja käytön luomista mahdollisuuksista. Kata-kehittämistyökalun käytöllä oli työhyvinvointia edistävä merkitys. Laboratoriossa oli saatu aikaan monia muutoksia kehittämiskokeilujen avulla. Onnistuneet kehittämiskokeilut loivat pohjan kehittämiskulttuurin syntymiselle sekä juurruttamiselle organisaatioon. Kata-kehittämistyökalun käyttöönotolla saatuja hyötyjä olivat muun muassa työprosessien, työtilojen, laadun sekä potilasturvallisuuden parantuminen. Kiire ja tiedottamisen puute aiheutti Kata-kehittämistyökalun käyttöönotossa muutosvastarintaan. Kata-kehittämistyökalun käytöllä oli ja tulee olemaan organisaatiota hyödyttävä merkitys työprosessin, laadun, potilasturvallisuuden sekä työhyvinvoinnin jatkuvalla kehittämisellä.

Meaning for Lean is to develop process by reducing waste. The Improvement Kata is one of the Lean methods. Its goal is the continued improvement of a creative working environment, work processes, high quality of work and the wellbeing of the employees. In co-operation management, supervisors and employees use the Improvement Kata to create high quality and cost-effective working environment. Organizational changes took place in HUSLAB at the beginning of the year 2016. In connection with the organizational change a daily management system was incorporated derived from the Improvement Kata.

The objective of this Master’s Thesis was to study employees’ experiences on initialization of the Improvement Kata in HUSLAB Meilahti pathology laboratory. The goal for this Master’s Thesis was to help progress the Improvement Kata initialization in HUSLAB Meilahti pathology laboratory. The questions of this Master’s Thesis where: 1. How the Kata-coach, Kata-manager and Kata-brainstorming group were trained on the Improvement Kata and how they used it? 2. How the Improvement Kata was used routinely in HUSLAB Meilahti’s pathology laboratory? 3. What kind of impact the Kata-coach, Kata-manager and Kata-brainstorming group assumed that the use of the Improvement Kata would have in HUSLAB Meilahti pathology laboratory?

The study was qualitative. The collecting of the material took place in interviews of either groups or individuals. The themes of the interviews rose from the theory base: training, the application of the Improvement Kata and the impact of using the Improvement Kata. These themes guided research tasks formulation. Materials are analyzed by theory base content analyze technique.

Training was successful for the Kata-coach and the Kata-manager. Kata-brainstorming group had slightly too little of training and this led to misunderstanding the purpose of the Improvement Kata and the possibilities of its creative use. The Improvement Kata has positive effect for the wellbeing of the faculty. Due to improvement experiments the organization has accomplished permanent positive changes. Success on improvement experiments has laid foundation for the development culture and rooted it to the organization. The use of this improvement method has benefitted on workflow processes, work space improvement, quality and patient safety. Haste and lack of information caused some resistance. The appliance of the Improvement Kata was and will be beneficial for the organization on continued improvement of work processes, quality, patient safety and the wellbeing of the employees.