Etäjohtajan viestinnän kehittäminen: Case Yritys X Oy

Abstract

Tiivistelmä

Etätyöskentely ja sen myötä etäjohtaminen ovat lisääntyneet viimeisten vuosikymmenten aikana merkittävästi myös Suomessa. Etätyöhön liittyy innovatiivisuutta ja tehokkuutta, joilla haetaan niin työnantajien kuin työntekijöidenkin yleistä etua. Tietoverkkojen kehittyminen ja virtuaaliset työtilat ovat mahdollistaneet etätyöskentelyn uudet muodot ja työyhteisön välisen viestinnän uudella tavalla. Etätyöyhteisön viestinnällä on suuri merkitys työyhteisön sisäisen ilmapiirin rakentajana sekä itse työssä onnistumiseen.

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää toimeksiantajaorganisaation etäjohtamisen viestinnän toimivuutta, oikea-aikaisuutta, laatua ja tasapuolisuutta sekä selventää käytössä olevien viestintävälineiden käytännöllisyyttä. Työn avulla haluttiin selvittää myös se, mitkä eri viestinnän välineistä tukivat viestintää etätyöskentelyssä parhaiten. Opinnäytetyössä pyrittiin löytämään viestinnän mahdolliset pullonkaulat sekä löytämään ne viestinnän välineet, jotka parhaiten edesauttavat viestinnän oikea-aikaisuutta, tasapuolisuutta sekä avoimuutta etäorganisaatiossa. Opinnäytetyön ensisijaisena ajatuksena oli, että organisaatio voisi parantaa sisäistä viestintäänsä sekä hyödyntää viestinnässään oikeita viestintävälineitä. Samalla voitiin selvittää mahdollisuudet luoda uusia vuorovaikutteisia viestinnän keinoja.

Opinnäytetyön toteuttaminen rakentui teoriaosaan, jossa perehdyttiin etätyöskentelyyn, viestintään sekä etäviestinnän eri välineisiin käsittelevään kirjallisuuteen. Tätä teoriaperustaa seurasi tutkimusosuus, joka toteutettiin haastatteluina. Tutkimusosuuden jälkeen seurasi osio, jossa tutkimuksen tuloksia analysoitiin ja esitettiin niihin perustuvat johtopäätökset ja ehdotukset jatkotoimenpiteiksi.

Tutkimuksen mukaan viestintä vaikuttaa mm. työmotivaatioon ja luottamuksen synnyttämiseen työyhteisössä. Onnistunut viestintä ja esimiehen hyvät vuorovaikutustaidot ovat tärkeitä ominaisuuksia etätyöskentelyn onnistumisen kannalta. Esimiehen tulee olla tavoitettavissa ja reagoida sopivassa ajassa työntekijöiden yhteydenottoihin sekä tiedottaa asioista avoimesti ja tasapuolisesti kaikille työntekijöille. Myös palautteen saamista etäesimieheltä pidettiin erityisen tärkeänä.

Abstract

The amount of remote work and, along with it, remote management has increased significantly during the past decades in Finland also. Both the employers´and employees´interest is looked for through innovativeness and efficiency that are linked with remote work. New forms of remote work and new ways of communication within work community have been made possible by the development of information networks and virtual working spaces. Communication within the remote work community has a great significance in building the internal atmosphere of the working community and in succeeding in the job itself.

The purpose of this study is to measure the functionality quality, timeliness, quality and impartiality of the remote management´s communications in the target organization, as well as to find out the practicality of the communication tools used. Another object is to find out which of the different communication tools supports communication and finding those communication tools that best assist the timeliness, impartiality and openness in the remote organization. The primary idea in this thesis is that the organization could improve its internal communication and utilize the right communication tools. At the same time, possibilities for creating new interactional ways of communication are searched for.

The thesis is based on the theory section that presents the literature on remote work, communication and on the different tools for remote communication. This theory base is followed by the research section that was conducted as interviews. After the research section there is a section where the results are analyzed and deductions based on the results as well as suggestions for further measures are presented.

According to the research, communication has an effect on work motivation and on creating of trust in a work community, among other things. Successful communication and manager´s good interaction skills are important factors in order for remote work to succeed. Manager needs to be available and he/she should react impartially. Feedback from remote manager is especially important.