Sähköpostiviestinnän pelikirja

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli laatia selkeä ja käytännönläheinen sähköpostiviestinnän ohje, joka keskittyy viestinnän sisältöön ja vuorovaikutukseen viestinnän onnistumisessa. Tarkoituksena oli tutustua sähköpostiviestinnän merkitykseen tämän päivän yhteisöviestinnässä ja luoda sen pohjalta yleispätevä sähköpostiviestinnän ohje, joka olisi helppo ottaa käyttöön missä tahansa yrityksessä.

Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, joka käsitti teoreettisen viitekehyksen ja toiminnallisen osan. Viitekehys koostui yhteisöviestintään ja sähköpostiviestintään liittyvästä teoriasta. Teoriaosuudessa tuotiin esille yhteisöviestinnän nykytila ja sen erilaisia kanavia sekä sähköpostiviestinnän merkitys yhteisöviestinnässä. Teoriaosuudessa käsiteltiin myös tarkemmin sähköpostiviestintää ja siihen liittyviä haasteita ja kehittämistä sekä sen vaikutusta yrityksen maineeseen.

Toiminnallinen osuus muodostui sähköpostiviestinnän ohjeesta, jonka tarkoituksena oli yhdenmukaistaa yrityksen sähköpostiviestintää ja kehittää henkilöstön viestinnällistä osaamista. Ohjeen sisällöksi valikoitui sähköpostin merkitys ja käyttö yrityksessä, viestien sisältö ja kirjoittaminen sekä viestinnän kehittäminen.

Johtopäätöksissä todettiin, että sähköpostilla on edelleen tärkeä rooli ja merkitys tämän päivän yhteisöviestinnässä. Johdonmukaisella viestinnällä edistetään työssä onnistumista ja työhyvinvointia. Viestinnällisen osaamisen ja viestintäkulttuurin kehittämisellä tehostetaan työntekoa ja edistetään myönteisen yrityskuvan rakentumista.

The aim of this study was to establish a clear and easy-to-use instruction manual for email communication with a focus on the content of email communication and interaction. The aim was to explore the significance of email communication in today's corporate communication and create a general email communication manual based on it. The aim was to create the instruction manual so that it would be easy to deploy in any company.

This is a functional thesis, which consists of a theoretical framework and a practical part. The framework consists of corporate communication and email related theory. The theory section highlights the current state of corporate communications and its variety of channels as well as the importance of email communication. The theoretical part also discusses, in more detail, email communications and its challenges and development as well as its impact on the company’s reputation.

The practical part consists of creating an email communication manual with the purpose to harmonize the company's communication and to develop the communicative skills of the staff. The purpose and use of email, its content and writing as well as improvement of communication was chosen as the content of the manual.

It was concluded that email still has an important role and is significant in today’s corporate communication. Consistent communication promotes satisfaction and success at work. Moreover, the development of communication skills and culture promotes more efficient work and further the creation of a positive corporate image.