Tieto tehokkaaseen käyttöön : toimintajärjestelmän hyödyntäminen terveydenhuollon organisaatiossa

Abstract

Opinnäytetyön lähtökohtana oli tarve parantaa Vita Lääkäriasema Oy:n sähköisen toimintajärjestelmän IMS:n (Integrated Managing System) hyödyntämistä. Toimintajärjestelmä on organisaation toiminnan ydin- ja tukitoimintojen kuvaus. Se sisältää organisaation hallussa olevan informaation sekä toimintaa ohjaavat periaatteet ja arvot. Sen avulla hallitaan toiminnan laatua. Toimintajärjestelmä yhdistää organisaatiossa työskentelevät yksilöt yhdeksi tiimiksi ammattiryhmästä tai henkilön asemasta riippumatta.

Lääkäriaseman emoyhtiössä Vita Terveyspalvelut Oy:ssä IMS on tehokkaassa päivittäisessä käytössä. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kerätä tietoa emoyhtiön työntekijöiden näkemyksistä toimintajärjestelmästä. Tavoitteena on hyödyntää saatua tietoa lääkäriaseman toimintajärjestelmän kehittämistyön tukena.

Tutkimus toteutettiin haastattelemalla emoyhtiön IMS:n toiminnanohjausryhmän jäseniä. Toimintajärjestelmän peruskäyttäjiltä tieto kerättiin teemakirjoituksilla. Kerätty kokemustieto ryhmiteltiin ja luokiteltiin teemoittain. Kokemukset jakautuivat näkemyksiin järjestelmän roolista organisaation toiminnassa ja päivittäisessä työssä, järjestelmän jalkauttamisesta sekä järjestelmän käytön kehittämisestä.

Tuloksissa korostui yhteistyön ja kaikkien käyttäjien osallistamisen tärkeys. Vastaajat kokivat järjestelmän mukanaan tuoneen tiedon hallinnan ja ajantasaisuuden vaikuttaneen positiivisesti työhönsä. Järjestelmän tehokas käyttö vaatii järjestelmän toiminnan tuntemista ja sen hyötyjen tunnistamista. Hyödyt tulee tuoda esiin, kun halutaan motivoida yksilöitä käyttämään järjestelmää. Järjestelmän käytön kehittämisen tulee olla osa organisaation koko toiminnan kehittämistä.

Haasteina järjestelmän hyödyntämiselle nähtiin tekniset vaikeudet järjestelmässä ja sen käyttöympäristössä. Järjestelmän käytön opetteleminen ja sen käytön ohjaaminen vaativat aikaa. Lisäksi viestinnässä ei kaikilta osin ole onnistuttu ja yksilöiden välillä on eroja järjestelmän hyödyntämisen suhteen.

Tulosten perusteella laadittiin suositus tulevaa projektisuunnitelmaa varten.

The basis of this Thesis was a need to improve the utilisation of organization`s managing system in Vita Lääkäriasema Llc. Organisation`s IMS (Integrated Managing System) is an electronic tool that contains company`s knowledge and principles that guide it`s operations. The system enables efficient quality control. The system can also be seen as a working environment that supports company`s employees` collaboration.

Vita Lääkäriasema is a private clinic and a subsidiary of Vita Terveyspalvelut Llc. In the parent company IMS is an efficiently used tool in everyday operations. The purpose of this Thesis was to gather information on using the system in the parent company. The goal is to exploit this information in developing the subsidiary`s utilisation of IMS.

A group interview was conducted to examine the views of the systems steering group members. System`s basic users were asked to express their views by writing. Themes of the interview and writings were predefined. The grouping and classification of the material was done accordingly. The material contained views on the role of IMS in the organization, implementing of IMS and developing the use of the system.

The results indicate that it is vital to collaborate and make sure that everyone is engaged in using the system. People need to know the system thoroughly and understand it`s benefits. Recognising and disclosing these benefits is essential in motivating the users. The improvement of information control and quality was identified as the most important benefits. The developing of the system should be a part of organisation`s overall quality management.

The results also show challenges in the systems technical aspects and in that the usage of the system is not altogether compatible. The learning of the system and steering the use of it take time. Communication between the systems steering group and basic users and between the basic users themselves is a key factor in a successful implementation of a managing system.

A guideline that can be used for future IMS development project planning was made based on these findings.