Tapahtuman järjestämismalli : Tornion kaupunki
Törmä, Anniina; Pelkonen, Annika (2016)
Törmä, Anniina
Pelkonen, Annika
Lapin ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016112116683
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016112116683
Tiivistelmä
Opinnäytetyömme aiheena oli kehittää Tornion kaupungille uusi tapahtuman järjestämismalli. Työmme tavoitteena oli pyrkiä vähentämään Tornion kaupungin työntekijöiden työmäärää kaupungin tapahtumien suunnittelussa ja toteutuksessa hyödyntämällä alueen yritysten ja/tai yhdistysten työvoimaa. Työssämme keskityimme kahteen Tornion kesätapahtumaan; Peräpohjolan markkinoihin sekä Kalottjazz & Blues -festivaaleihin. Lisäksi teimme Peräpohjolan markkinoille karkean kirjallisen toimintasuunnitelman vuosikellon muodossa sekä esittelimme työkalun tarkemman suunnitelman muodostamista varten.
Toteutimme opinnäytetyömme kvalitatiivista tutkimusmenetelmää hyödyntäen. Tutkimusaineiston keräsimme haastattelemalla eri tapahtumien työryhmien jäseniä Rovaniemeltä, Oulusta sekä Kemistä. Tapahtumia valittaessa kiinnitimme huomiota niihin tapahtumiin, joissa sekä kaupungilla että yrityksillä/yhdistyksillä oli jonkinlainen rooli tapahtuman järjestämisessä. Tutkimuksen avulla pyrimme saamaan tietoa siitä, miten Tornion kaupunki voisi jakaa järjestämisvastuuta eri tahoille ja miten toimintaprosessin aikataulutus tulisi toteuttaa. Työmme teoreettisessa osuudessa paneuduimme empiriaa vastaavaan teoriatietoon, jota etsimme alan kirjallisuudesta sekä internet-lähteistä.
Jokaisella tapahtumalla on erilaiset käytänteet, joihin vaikuttavat esimerkiksi tapahtuman luonne, laajuus sekä työryhmän koko. Päädyimme työssämme kehittämään kaksi täysin erilaista järjestämismallia, joissa hyödynsimme tutkimuksemme tuloksia. Tutkimuksessa nousi esille ulkoistamisen merkitys niissä tehtävissä, joihin ei tapahtuman työryhmästä löytynyt riittävää ammattitaitoa tai resursseja. Kaupungin rooli tapahtumissa oli toimia lähinnä taloudellisena tukena, mutta rahallisen tukemisen ja muun avun määrä olivat yhteyksissä tapahtuman tavoitteisiin niin, että kaupunkia hyödyntävät tavoitteet vaikuttivat positiivisesti avun määrään. Ulkopuoliset tahot osallistutettiin tapahtumaan heitä parhaiten motivoivalla keinolla. Tärkein vastine yhteistyökumppaneiden tarjoamista hyödykkeistä oli näkyvyys tapahtuma-alueella sekä tapahtuman markkinoinnissa. Vuosikellon merkitys nousi esiin etenkin työryhmän avainhenkilöiden ollessa vaihtuvia.
Toteutimme opinnäytetyömme kvalitatiivista tutkimusmenetelmää hyödyntäen. Tutkimusaineiston keräsimme haastattelemalla eri tapahtumien työryhmien jäseniä Rovaniemeltä, Oulusta sekä Kemistä. Tapahtumia valittaessa kiinnitimme huomiota niihin tapahtumiin, joissa sekä kaupungilla että yrityksillä/yhdistyksillä oli jonkinlainen rooli tapahtuman järjestämisessä. Tutkimuksen avulla pyrimme saamaan tietoa siitä, miten Tornion kaupunki voisi jakaa järjestämisvastuuta eri tahoille ja miten toimintaprosessin aikataulutus tulisi toteuttaa. Työmme teoreettisessa osuudessa paneuduimme empiriaa vastaavaan teoriatietoon, jota etsimme alan kirjallisuudesta sekä internet-lähteistä.
Jokaisella tapahtumalla on erilaiset käytänteet, joihin vaikuttavat esimerkiksi tapahtuman luonne, laajuus sekä työryhmän koko. Päädyimme työssämme kehittämään kaksi täysin erilaista järjestämismallia, joissa hyödynsimme tutkimuksemme tuloksia. Tutkimuksessa nousi esille ulkoistamisen merkitys niissä tehtävissä, joihin ei tapahtuman työryhmästä löytynyt riittävää ammattitaitoa tai resursseja. Kaupungin rooli tapahtumissa oli toimia lähinnä taloudellisena tukena, mutta rahallisen tukemisen ja muun avun määrä olivat yhteyksissä tapahtuman tavoitteisiin niin, että kaupunkia hyödyntävät tavoitteet vaikuttivat positiivisesti avun määrään. Ulkopuoliset tahot osallistutettiin tapahtumaan heitä parhaiten motivoivalla keinolla. Tärkein vastine yhteistyökumppaneiden tarjoamista hyödykkeistä oli näkyvyys tapahtuma-alueella sekä tapahtuman markkinoinnissa. Vuosikellon merkitys nousi esiin etenkin työryhmän avainhenkilöiden ollessa vaihtuvia.