Käyttöohjeiden hyödyllisyys taloussuunnittelujärjestelmän käyttöönotossa : Case - Helsingin kaupunki Tasku - taloussuunnittelujärjestelmä

Abstract

Kehittämistehtävän tavoitteena oli tuottaa Helsingin kaupungin Tasku - taloussuunnittelujärjestelmän käyttäjille hyödyllinen ja helppokäyttöinen ohjeistus. Tutkimusongelmassa haluttiin selvittää, miten toteutetaan ohjeistus, joka sisältää käyttäjälle tarpeellisen tiedon järjestelmästä sellaisessa muodossa, että käyttäjä kokee ohjeistuksen käyttämisen hyödylliseksi. Tavoitteena oli myös selvittää organisaatiolle miten käyttäjät arvostavat ohjeistusta ja mitkä ovat toimivan ohjeistuksen hyödyt.

Kehittämistehtävästä johdetun tutkimuksen menetelmäksi valittiin toimintatutkimus. Toimintatutkimuksen tiedonkeruun menetelmänä käytettiin tässä tutkimuksessa kirjallisuustutkimusta, havainnointia sekä käyttäjille suunnattuja kyselyitä, joita tehtiin kolme kappaletta.

Kehittämistehtävän viitekehyksessä on keskitytty kolmeen pääaihealueeseen, taloussuunnitteluun, ohjeiden kirjoittamiseen sekä käytettävyyteen. Viitekehyksen avulla haluttiin selvittää perusteita hyödylliselle ja helppokäyttöiselle ohjeistukselle.

Kehittämistehtävän toteutusvaiheessa suoritettiin käyttäjille kolme kyselyä. Ensimmäinen kysely kartoitti mitä ohjeistukselta halutaan. Toinen käyttäjäkysely selvitti, miten käyttöohjeistuksen laatimisessa oli onnistuttu siihen saakka ja miten ohjeita tulisi kehittää. Viimeinen kysely selvitti käyttäjien tyytyväisyyttä valmiiseen laadittuun ohjeistukseen.

Kehittämistehtävän avulla Tasku – järjestelmälle toteutettiin kattava käyttöohjeistus kustannustehokkaasti. Tutkimuksen tuloksena saatiin selväksi millaista ohjeistusta organisaatiossa kannattaa toteuttaa sekä miten ohjeistusta pitäisi laatia ja kehittää käyttäjän näkökulmasta. Tuloksena voidaan todeta, että ohjeiden laatiminen hyödyttää organisaatiota sekä käyttäjät arvostavat järjestelmän käyttöönotossa toimivaa ohjeistusta. Ohjeistus hyödyttää organisaatiota myös muuten kuin järjestelmän käyttöönoton yhteydessä, niiden avulla mm. säilytetään arvokasta tietoa organisaatiossa ja helpotetaan uusien henkilöiden perehdytystä.

The objective of this development project was to produce useful and user-friendly instructions for the City of Helsinki’s Tasku financial planning system. The goal of the present study was to compile instructions that include all essential information for the users about the financial planning system, so that the users experience the instructions useful. One aim was also to clarify for the organization how the users appreciate instructions and what the benefits of functional instructions are.

The Master’s thesis was derived from this development task and was carried out as action research. In the theoretical framework the focus was on three main topics, financial planning, writing of instructions and usability. The theoretical framework helped to figure out how to write useful and user friendly instructions. The methods of this action research were literature research, observation and user survey.

Three user surveys were conducted in the implementation phase of this development task. The first survey mapped out what users want from instructions. The second survey clarified how instructions succeed in this particular phase of development task and how to improve them. The last survey measured the user’s satisfaction for the final instructions.

With the help of this development task, Tasku financial planning system got comprehensive instructions in a cost-effective way. From this study the organization got the information of what kind of instructions are worth carrying out and how instructions should be drawn up and developed from the user’s perspective. The development task results show that the instructions are useful for the organization and the users appreciate functional instructions in the introduction of the system. The instructions benefit the organization also in other ways. With the help of the instructions, the organization, among other, retains valuable information and eases the new employee orientation.