Organisaation ostokäyttäytyminen kokousten ja tapahtumien järjestämisessä : Case Visit Vaasa

Abstract

Tämä opinnäytetyö on tehty toimeksiantona Vaasan seudun Matkailu Oy Visit Vaasalle. He tekevät yhteistyötä alueen eri toimijoiden kanssa ja pyrkivät lisäämään Vaasan ja alueen houkuttelevuutta matkailukohteena, mutta myös kokous- ja tapahtumakaupunkina. Oikeiden markkinointitoimenpiteiden toteuttamisen takia piti selvittää, kuinka Vaasalaiset kokouksia järjestävät tahot toimivat ostopro-sessissaan, ja millaisia tapahtumia he yleensä järjestävät. Tutkimuksen teoriaosuudessa käsitellään organisaation ostokäyttäytymistä ja ostoprosessia, ja esitetään siihen vaikuttavien seikkoja. Lähteinä käytettiin alan uusinta kirjallisuutta. Tutkimustapa oli kvalitatiivinen eli laadullinen, ja haastattelut toteutettiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla, joiden avulla pystyttiin saamaan vastaukset tarpeellisiin ja juuri oikeisiin seikkoihin. Tutkimuksessa kävi ilmi, että järjestettävien tapahtumien ja kokousten määrä on viime vuosina laskenut huomattavasti, ja osa tapahtumista pystyttiin korvaamaan sähköisillä menetelmillä. Organisaatioiden ostoprosessiin ja päätöksentekoon vaikuttivatkin eniten taloudelliset seikat, sillä kaikissa organisaatioissa kustannuksia piti pitää alhaisina. Myös byrokraattiset tekijät tai vapaaehtoisuuteen perustuva toiminta rajoittivat joidenkin organisaatioiden tapahtumajärjestelyjä. Selvisi myös, että suurin osa vastaajista hoiti kaikki tapahtumajärjestelyt itse, mutta että yllättä-vissä tai isommissa tapahtumissa ulkopuoliselle avulle olisi tarvetta. Saatujen vas-tausten perusteella Visit Vaasa pystyy nyt kohdentamaan markkinointinsa oikeille tahoille ja organisaatiolle, sekä he pystyvät nyt muotoilemaan viestinsä kohderyhmää paremmin houkuttelevaksi ja palvelevaksi.

This thesis has been carried out as an assignment from Vaasa region Tourism Ltd, Visit Vaasa. They co-operate with various stakeholders in Vaasa and the region to increase the over-all tourism and, also to attract more business to the meetings and conference sector. In order to implement the correct marketing actions, the buying process and type of events arranged by organizers in Vaasa had to be researched. The theoretical section of this thesis consists of exploring both the organizational buying behavior and the process, while the factors affecting these are also displayed. The approach is qualitative, and the research was done by using the latest sources in literature. Also, themed interviews were carried out in order to clarify the necessary and correct factors. The findings demonstrate that the overall number of meetings and events has decreased in the recent years, and that some of the events were replaced by electronic methods. Mostly the economic factors affected the buying and decision making process within all the organizations, hence, the over-all costs had to be kept low. Also, bureaucracy and volunteer based activities were concerned as factors restricting the arranging of meetings and other events. Most of the arrangements were done by the organizations themselves, however, in last minute meetings or big events the help of an external organizer could be considered. With the information received of the interviews, Visit Vaasa can now focus its marketing to-wards the correct segment and organizations, and it can now create a message that reaches and speaks better to the target group.