Viestintäsuunnitelma Pohjois-Suomen suurimmalle uimaseuralle

Abstract

Opinnäytetyöni tarkoituksena on laatia oululaiselle 110-vuotiaalle uimaseuralle Oulun Uinti 1906 ry:lle viestintäsuunnitelma. Seuralle ei ole aikaisemmin vastaavanlaista suunnitelmaa tehty ja vies-tinnässä on havaittu kehittämisen kohteita. Toimeksiantajan toiveen mukaan päädyttiin suunnitel-massa keskittymään erityisesti seuran jäsenille ja osa-aikaisille valmentajille viestimiseen. Myös tiedonkeruumenetelmien avulla saadut tulokset osoittivat kehittämisen paikan olevan sisäisessä viestinnässä. Opinnäytetyön tavoitteena on selkeyttää ja yhtenäistää seuran kokonaisvaltaista viestintää. Sisäisessä viestinnässä tavoitteena on supistaa käytössä olevia kanavia, korostaa lä-pinäkyvyyttä, selkeyttää viestinnän hierarkiaa ja panostaa tarkempaan kohdennukseen. Viestintä-suunnitelma laadittiin yhdessä seuran urheilutoimenjohtajan sekä muutamien työntekijöiden ja jä-senten kanssa. Teoriaosuus koostuu toimiala esittelystä, viestinnän nykytilan kartoittamisesta, viestinnän suunnit-telusta rekisteröidyssä yhdistyksessä, ulkoisen ja sisäisen viestinnän tasoista sekä digitaalisesta viestinnästä. Teoriaperusta luo pohjaa viestintäsuunnitelmassa hyödynnetyille ratkaisuille. Opin-näytetyö on menetelmältään toiminnallinen kehittämistyö, jonka tuloksena kehitetään käytännön toimintoja. Tiedonkeruumenetelmiksi valittiin havainnointi, avainhenkilön haastattelu, verkkokysely ja työpajatoiminta. Havainnoimalla kartoitettiin yhdistyksen ulkoisen viestinnän ratkaisuja. Verkko-kyselyn avulla luotiin kattava nykytilan määritys seuran ulkoisesta ja sisäisestä viestinnästä sekä työyhteisöviestinnästä eri kohderyhmien näkökulmasta. Opinnäytetyön tuotteena laaditussa viestintäsuunnitelmassa kehotetaan seuraa selkeyttämään viestinnän organisointia, kohdentamaan viestintää tarkemmin sekä korostamaan läpinäkyvyyttä ja seuran arvoja. Viestintäsuunnitelma etenee kohderyhmäkohtaisesti, mikä auttaa toteuttamaan koh-dennetumpaa viestintää. Seuran toiminnan kehitystä ajatellen, seuran tulee sitoutua noudattamaan viestintäsuunnitelmaa ja seurata viestintäsuunnitelmassa esitettyjen ratkaisujen toimivuutta erilai-silla välineillä.

The purpose of this thesis is to create a communication plan for a 110-year-old swimming club Oulun Uinti 1906 ry. The association has not had any communication plan before, even though some targets for development have been noticed. Especially the communication plan focuses on developing communication to members and part-time coaches. In addition, the findings show that the internal communication needs to be developed. The aim of this thesis is to clarify and harmonies the ways of communication. This communication plan has been made in a co-operation with club’s supervisor, some workers and members. The theoretical background consists of introducing the field of operation, surveying the state of communication, planning communication in a registered association, determining the internal and operative communication levels as well as digital communication. The theoretical framework creates background for the choices which have been made in communication plan. This thesis is a project-base thesis. The information for this communication plan was gathered through observation, interviewing a key person, survey and workshop. Choices of external communication were examined through observation. The online survey was used to define the present situation of the internal and external communication as well as the communication of the work community. Based on the findings, recommendations were made for the club to clarify the organization of their communications, to focus on targeting as well as to emphasize transparency and their values in the communication. Communication plan addresses each target group which helps users to have more targeted communication. When it comes to the club’s development, they need to commit themselves to complying with the communication plan and to monitoring the functionality of the choices using different tools.