Asiakkaan haltuunotto : Rantalainen Oy Helsinki

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää uuden asiakkaan haltuunottoprosessia toimeksiantoyrityksessä. Toimeksiantaja oli tilitoimisto- ja taloushallintoalan yritys Rantalainen Oy Helsinki. Työn tavoitteena oli koota jo olemassa olevia ohjeistuksia yhteen ja jalostaa niitä käytettävämpään muotoon.

Haltuunottoprosessin ongelmakohtien löytämiseksi kartoitettiin toimiston henkilökunnan käsityksiä haltuunotosta haastattelemalla osaa henkilökunnasta asiakkaan haltuunottoprosessista. Lisäksi työtä varten haastateltiin yrityksen sovellusasiantuntijoita, koska heillä on toimenkuvansa myötä paras käsitys siitä, miten haltuunottoprosessi toimii ja miten sen tulisi toimia. Haastattelujen pohjalta laadittiin ohjeistus, jolla varmistetaan, että jatkossa työn laatu pysyy tasaisena.

Haltuunotto-opas keskittyi nimenomaan sähköiseen taloushallintoon ja sähköisiin palveluihin liitettävien asiakkaiden haltuunottoon, koska näiden palveluiden käyttöön siirtymiseen, eli sähköistämiseen, liittyy monia valmisteluvaiheessa muistettavia työvaiheita.

Tämä haltuunotto-opas laadittiin taloushallintoalan ammattilaisten käyttöön. Opas oli pelkistetty, sen sisällössä keskitytään nimenomaan oppaan selkeyteen, luettavuuteen ja informatiivisuuteen. Opinnäytetyön viitekehyksessä perehdyttiin tarkemmin sähköisen ja digitaalisen taloushallinnon ominaispiirteisiin, hyötyihin, haasteisiin ja siihen, mitä valmisteluja sähköisten taloushallintopalveluiden avaaminen tarvitsee niiden toimimisen edellytyksenä.

The purpose of this thesis was to identify the problems in managing a new customership in an accounting company. The main priority during this task was to create a guide for instructing the company’s personnel during the process. This project was carried out in co-operation with Rantalainen Oy Helsinki. The company offers bookkeeping and other financial administration services.

To clarify the problems in managing a new customership the personnel was interviewed. Based on the information gathered in these interviews the instructions were composed. The main purpose of this guide was to summarize the most relevant information about processes related to new customership managing and also to ensure that the quality of services provided would stay at high level.

This guide was made for the use of the Helsinki-based personnel at Rantalainen Oy. It covers only tasks related to digital and electronic accounting services, because even though these e-services are quick, efficient and quite a simple way to manage a customer company’s finances, in the beginning Rantalainen Oy needs many precise instructions.