Selvitys IT-yrityksen varalaitevaraston ulkoistamisesta

Abstract

Insinöörityön tarkoituksena oli tehdä selvitys Yritys X:n toimiston tiloissa toimivan varalaitevaraston ulkoistamisesta. Varasto toimii yrityksen pääkaupunkiseudulle toimitettujen laitteiden varmuusvarastona vikatilanteita varten. Varalaitevarasto on liiketoiminnan nopean kasvun vuoksi kasvanut liian suureksi nykyisiin tiloihin. Nykyisin kaikki varalaitevaraston laitteet eivät edes mahdu varastoon vaan laitteita on jo toimiston puolella.

Ulkoistamisselvityksen aineistoa kerättiin tutustumalla aihealueen perusteisiin sekä alan parhaisiin käytäntöihin kuten Leaniin ja ITIL:iin. Työssä perehdyttiin myös varalaitevaraston nykytilaan, jonka avulla löydettiin puutteita sekä vaatimuksia ulkoistettua varastoa varten. Ulkoistamista käytiin läpi myös jo ulkoistetun varaston palveluntarjoajan kanssa useissa palavereissa.

Selvityksessä käytiin läpi kahta mahdollista vaihtoehtoa, eli ulkoistamista sekä ulkoistamatta jättämistä. Työssä selvitettiin vaihtoehtojen aiheuttamia kustannuksia sekä niiden mahdollisuuksia ja riskejä. Sisäisiä sekä ulkoisia mahdollisuuksia ja riskejä selvitettiin SWOT-analyysin avulla. Riskeistä tehtiin myös riskianalyysi. Työssä käytiin läpi myös jo ulkoistetun varaston tärkeäksi koettuja mittareita.

Selvityksen lopputuloksena annettiin toimintaehdotus varalaitevaraston ulkoistamisesta. Tämän lisäksi annettiin toimintaehdotus tilanteeseen, jossa varalaitevarastoa ei ulkoisteta, sillä ulkoistamispäätöstä ei ole vielä tehty.

The purpose of this bachelor´s thesis was to research the possibility to outsource a spare device warehouse of an IT company Yritys X. The warehouse in question is located on the premises of Yritys X´s headquarters and works as a spare device location for the Helsinki metropolitan area. The warehouse has grown too large for the present premises. The rea-son for this is the rapid growth of Yritys X´s yearly revenue. Some of the devices do not even fit in to the warehouse and are taking up space in the office.

The material for the outsourcing research was gathered by first exploring the theory and principles of outsourcing and warehousing. After researching the principles, the research turned to best practices, such as Lean and ITIL. Then the research continued to analyzing the current condition of the warehouse. This helped to find out the requirements for the possible new warehouse.

During the research the options for outsourcing became clear. One was to stay in the cur-rent premises and to develop processes and the other was to outsource the whole spare device warehouse to a service provider. One further option was to rent a space for the warehouse somewhere but this plan was abandoned after hearing the costs. The two op-tions were analyzed with SWOT-analysis and a risk analysis was carried out.

As a conclusion, this study recommended outsourcing the spare device warehouse. Since the decision on the outsourcing might take a while and could be negative, a secondary plan was made. This plan is to implement LEAN method 5S to the current warehouse.