Hankintaprosessin kehittäminen : Invalidisäätiö

Abstract

Kehittämistyön tavoitteena oli luoda yhtenäinen hankintaprosessi koko Invalidisäätiölle, mikä selkeyttäisi ja nopeuttaisi hankintojen tekemistä. Uudella prosessilla tavoiteltiin myös selvää rahallista säästöä ja pyrittiin vähentämään villiä hankintaa. Prosessissa oli myös tarkoitus ottaa selkeämmin kantaa, milloin hankinnasta tulisi julkinen. Työn aikana tehtiin kartoitus säätiön hankintatoimen nykytilasta ja mietittiin hankintastrategiaa.

Tutkimus tehtiin toimintatutkimuksena. Tutkimuksen viitekehys koostui Kraljicin matriisista, julkisten hankintojen laista, vertailukehittämisestä eli benchmarking ja prosessin kehittämisestä. Kehittämismenetelminä käytettiin haastatteluita, kyselyitä, Best in Class -itsearviointityökalua, spend- ja ABC-analyysejä.

Kehittämistyön tuloksena saatiin luotua Invalidisäätiölle uusi yhtenäinen hankintaprosessi. Säätiölle tehtiin hankintakäsikirja, johon oli kuvattu hankintaprosessi, ohjeistus julkisten hankintojen tekemiseen ja reklamointiin. Hankintojen seuraamista varten tehtiin spend-analyysi. Tulevaisuuden hankintastrategiaa varten hankinnat sijoitettiin Kraljicin matriisiin.

Jatkotoimenpiteenä Invalidisäätiössä harkitaan hankinnasta maksuun ohjelmiston käyttöönottoa. Uuden prosessin ansiosta hankintojen laskujen käsittelyaika lyhenee huomattavasti. Hankinnan ennakkohyväksynnän ansiosta budjetin seuranta helpottuu. Uusi prosessi ohjaa myös suunnitellumpaan hankintaan.

The objective of the present Master’s Thesis was to create a unified procurement process throughout the target organization, Invalidisäätiö, which would make things clearer and would speed up the awarding of contracts. The aim of the new process was also to achieve savings and reduce wild purchasing. It was also intended to take clarify when the purchase should be public.

The study was carried out as an action research. The theoretical framework of the study focused on Kraljic Matrix, public procurement law, benchmarking and process development. The current status of the foundation's procurement was analysed and a procurement strategy was developed. The development methods used included interviews, questionnaires, Best-in-Class-self-evaluation tool, Spend and ABC Analyses. The Spend Analysis was carried out to track purchases. The Kraljic Matrix was used in the formation of the future procurement strategy.

As a result of the development, a new unified procurement process was created created for the target organization. Invalidisäätiö received procurement manual, in which the procurement process, the guidelines for the awarding of public procurement and the instructions for complaints were described.

As a further measure, the target organization started to consider acquiring a purchase-to-pay software to ease up the process. Because of the new process, the procurement invoice processing time was shortened considerably. Due to the prior approval of the acquisition, the budget tracking becomes easier. The new process also makes sure that the acquisition is done as planned.