Pk-yrityksen sisäisten toimintojen kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön tarkoitus oli kartoittaa pk-yrityksen – pikemminkin mikroyrityksen – sisäisiä toimintoja, jotka tarvitsevat kehittämistä ja tehostamista, ja viedä parannettuja toimintoja yrityksen käytäntöihin. Yrityksen liikevaihto ja henkilöstön lukumäärä ovat kasvaneet edellisten vuosien aikana, mistä johtuen kehitysprojektit ovat saaneet väistyä henkilöstön resurssien ollessa täysin käytössä toimeksiantojen toteutuksissa.

Tutkimusmenetelmänä kehittämistehtävässä oli toimintatutkimus, jonka vaiheista olivat käytössä kehitettävien kohteiden valinta, teorioiden valinta, tutkimuskysymysten määrittely, ja tulosten esittely. Viitekehykseksi valittiin Business Process Improvement -malli, joka painottaa olemassa olevien prosessien parantamiseen. Strategia- ja strategiatyöskentelyn teoriat avasivat vaihtoehtoja ja näkemyksiä pk-yrityksen hallitustyöskentelyyn.

Opinnäytetyön tuloksena yrityksessä on luotu strategiatyön käytännöt ja tavoitteet hallitustyöskentelylle. Strategiatyö nähdään jokapäiväisiin työtehtäviin vaikuttavalta jatkuvan parantamisen periaatetta toteuttavalta toiminnalta. Budjettityöskentely on sisällytetty yrityksen hallituksen tehtäviin, ja budjetointi on liitetty taloushallinnon raportteihin. Ohjelmistoprojektin tuloksena toimeksiantojen suunnittelu, hallinta ja seuranta ovat tarkentuneet. Ulkoisesti auditoitavan laatujärjestelmän rakentaminen on aloitettu. Yritys on liittynyt tilaavastuu.fi -raportointiin, mikä yksinkertaistaa lakisääteisten velvollisuuksien täyttämisen osoittamista tarjouspyyntöihin vastattaessa.

Kehittämistyö osoittautui tarpeelliseksi ja vaikuttavuudeltaan merkittäväksi. Jatkuvan kehittämisen periaate sopii pienyrityksen liiketoimintamalliin. Päätökset ja muutokset voidaan tehdä nopeasti. Yrityksissä johdon tärkeimpiä tehtäviä on liiketoimintasuunnitelman toteutumisen seuraaminen ja suunnitelman päivittäminen. Sisäisten toimintojen kehittämisen tulisi olla kaikille pk-yrittäjille luonteva ja palkitseva toimintatapa.

The objective of this Master´s thesis was to find and improve a micro-sized company´s internal operations which have been neglected due to strong growth during past years. Day-to-day activities have been keeping the personnel and the management occupied. Strategic management has not been prioritized high enough. Activating the board of the company to gain competitive advantage against competitors was one important target in the present study.

The methodological approach of the thesis was action research, the phases used were selecting a focus, choosing theories, specifying research questions and reporting results. The main frame of reference in the study was Business Process Improvement, which is a tool for continuous improvement. Strategy theories and theories about boards provided alternatives for company´s board practices.

The idea and practices of continuous improvement was taken to the company´s procedure, and this is set to be the leading guideline in strategic management. It was decided to base the perception of strategic management more on practice and less on theory. Along the new software, the level of resource planning and monthly reports increased considerably. Due to the Master´s thesis a series of improvements were started. Starting from the next financial year, monthly reports will show deferrals as well as comparisons between actualized and budgeted results. The quality system program will be publicly validated. The company joined in The Reliable Partner service.

The study proved its necessity, and its impact is significant. The principle of continuous improvement cycle is suitable for business of small and middle-sized enterprises with low organizational structure. Decisions and changes can be made on the spot. Generally, the management of each company is responsible for the chosen business plan and its monitoring. All the entrepreneurs of small and middle-sized enterprises should feel that developing internal operations is both natural and rewarding.