Automaation lisääminen Rajavartiolaitoksen menojen käsittelyprosessissa

Abstract

Tämä kehittämistehtävä tehtiin Rajavartiolaitokselle. Valtion taloushallinnon strategiassa vuodelle 2020 on menojen käsittelyn tehostaminen asetettu keskeiseksi tavoitteeksi. Menojen käsittelyn tehostaminen tarkoittaa automaation lisäämistä laskujen käsittelyssä sekä yhteisiä toimintatapoja.

Kehittämistehtävän tavoitteena oli lisätä automaatiota Rajavartiolaitoksen menojen käsittelyyn sekä luoda Rajavartiolaitoksen menojen käsittelyyn sellaiset yhteiset toimintatavat,joiden avulla laskujen käsittely olisi mahdollisimman sujuvaa.

Tutkimuskysymyksenä oli, miten luodaan tehokas prosessi Rajavartiolaitoksen menojen käsittelyn automatisointiin. Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena. Tutkimusmenetelmänä käytettiin dialogia, havainnointia ja puolistrukturoituja ryhmähaastatteluja. Viitekehyksenä oli prosessinkehittäminen.

Prosessinkehittämisen mallien sekä yhteisten työpajojen avulla luotiin uusia toimintatapoja, joiden avulla lisättiin Rajavartiolaitoksen menojen käsittelyn automaatiota sekä luotiin yhteinen toimintamalli laskujen käsittelyyn ja vastaanottamiseen.

Kehittämistehtävän tuloksen voidaan osoittaa, että automaation lisääminen tehostaa menojen käsittelyä. Resurssien kohdentaminen tämän työn lisäämiseen edistää Rajavartiolaitosta saavuttamaan kirjanpitoyksiköille asetetut säästötavoitteet sekä tehostamisvaatimukset.

This development task was made for the Border Guard. One of the key objectives in the state financial administration strategy 2020 is to intensify expenditure processing.

The objective of the development project was to increase the automation of the Border Guard expenditure processing, as well as to create such common practices which would make processing of invoices as smooth as possible.

The study aimed at finding out how to create an effective process for automating the expenditure processing of the Border Guard. The study was conducted as an activity research. The research methods were dialogue, observation and semi-structured group interviews. The conceptual framework focused on process development.

Process development models, as well as joint workshops created new ways of working, by which the automation of expenditure processing of the Border Guard was increased, and a common approach for receiving invoices was established.

The result of the development project demonstrates that the addition of automation accelerates the expenditure process. The allocation of resources to this work to promotes the Border Guard to achieve the retrenchment.